Bóveda Digital: resguardo seguro para documentos digitales

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Bóveda Digital: resguardo seguro para documentos digitales

Bóveda Digital: resguardo seguro para documentos digitales 1904 704 keydok

Gracias a la transformación digital de las empresas, la gestión de archivos se convierte en un sistema de procesos cuyo objetivo es el resguardo seguro de cada documento. Pero, ¿cómo es que las organizaciones pueden evitar accesos no permitidos, modificación de archivos o pérdida de información de dichos archivos? El empleo de una Bóveda Digital es la mejor alternativa ante estas situaciones problemáticas.

Bóveda digital en México

¿Qué es una Bóveda Digital?

Es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo objetivo es permitir a miembros de una organización, crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar.

Características de una Bóveda digital

La bóveda digital permitirá recuperar archivos, que aunque se eliminen, se guardan en un respaldo contra este tipo de pérdidas. Permite el resguardo seguro de los documentos y la prevención de pérdidas. También ofrece la administración de los documentos, es decir, la creación, consulta y gestión de cualquier archivo. Al mismo tiempo, es capaz de guardar versiones de un mismo archivo, por ejemplo, si un contrato es firmado por partes, se va guardando cada versión del archivo modificado. Esto último es de suma importancia para mantener la trazabilidad en momentos claves de archivos que van cambiando.

¿Qué se puede guardar en una Bóveda Digital?

Básicamente cualquier archivo importante para la empresa. Generalmente, se almacenan facturas, escrituras, contratos, propiedad intelectual, procesos y hasta fórmulas secretas.

Ventajas

  • Resguardo seguro de todas las versiones de un mismo archivo o expediente.
  • Con la trazabilidad del archivo permite tener un respaldo ante el cumplimiento y la legalidad.
  • No necesitas instalar aplicaciones ni contar con servidores propios.
  • Garantiza que el contenido de los documentos no puede ser modificado o eliminados.
  • Los accesos a la bóveda son controlados y seguros.
  • Los datos de la bóveda están totalmente encriptados y protegidos.
  • Cumplimiento con reglamentos y normas establecidas tanto por organizaciones del rubro como las Autoridades Gubernamentales.
  • Organización y conservación de la información.
  • Reducción en la pérdida de documentos.
  • Ahorro en espacio físico y costos por su uso.
  • Ahorro en gastos de impresión y archivo.
  • Acceso en todo momento para consultas.

Los riesgos que tienen tus documentos digitales como pérdida de información, modificación de datos o daños físicos pueden ser evitados con el empleo de servicios de una bóveda digital.

Actualmente, existen soluciones en el mercado que ofrecen una solución totalmente personalizada de acuerdo a lo que necesita la empresa. Conoce como Digital Evidence te puede ayudar en estos procesos.

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