Bóveda Digital: el sitio más seguro para los activos digitales

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Bóveda Digital: el sitio más seguro para los activos digitales

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Gracias a la transformación digital de las empresas, la gestión de archivos, expedientes, contratos, etc., se convierte en un sistema de procesos cuyo objetivo es el resguardo seguro de cada documento. Pero, ¿cómo es que las organizaciones pueden evitar accesos no permitidos, modificación o pérdida de información de dichos archivos, expedientes o contratos? El empleo de una Bóveda Digital es la mejor alternativa ante estas situaciones problemáticas.

“Una bóveda digital lo ayudará a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger los datos de los clientes, lo ayudará con los problemas de cumplimiento dentro de su organización y reducirá los costos asociados con mantener los registros a salvo de miradas indiscretas o piratas informáticos maliciosos por igual”. hypervault.com


¿Qué es una Bóveda Digital?

Es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo objetivo es permitir a miembros de una organización, crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar.

Una bóveda digital puede contemplar dentro de ella contratos, documentación, ya sea de colaboradores o clientes, archivos de diseño que pueden ser logos, publicidad y banners y videos, entre muchos otros activos digitales.

“Se ha informado que de 2019 a 2024 el mercado de la bóveda digital aumentará alrededor del 12%, un aumento muy significativo. Sin embargo, esto no es sorprendente, ya que la cantidad de información que almacenamos en línea solo ha aumentado con el tiempo. Es común que la documentación personal de muchas personas se almacene en línea. Si esta información almacenada fuera pirateada, estaríamos en una posición peligrosa, agregando estrés y complicaciones innecesarias a nuestras vidas. Las bóvedas digitales ayudan a brindar un nivel adicional de seguridad para mantener segura nuestra información confidencial, razón por la cual ha habido un aumento tan grande en la demanda”. trustandwill.com


Características de una Bóveda digital

La bóveda digital permitirá recuperar archivos, que aunque se eliminen, se guardan en un respaldo contra este tipo de pérdidas. Permite el resguardo seguro de los documentos y la prevención de pérdidas. También ofrece la administración de los documentos, es decir, la creación, consulta y gestión de cualquier archivo. Al mismo tiempo, es capaz de guardar versiones de un mismo archivo, por ejemplo, si un contrato es firmado por partes, se va guardando cada versión del archivo modificado. Esto último es de suma importancia para mantener la trazabilidad en momentos claves de archivos que van cambiando.

Esta bóveda garantiza que la información dentro de los documentos que son resguardados no pueda ser modificada y, los accesos a dicha bóveda son controlados y seguros buscando el bienestar de todos los involucrados. Así mismo, tanto el envío, como la recepción y el almacenamiento de datos se realiza de manera encriptada.


¿Qué se puede guardar en una Bóveda Digital?

Básicamente cualquier archivo importante para la empresa. Generalmente, se almacenan facturas, escrituras, contratos, propiedad intelectual, procesos y hasta fórmulas secretas. También se puede incluir registros de criptomonedas, registros de impuestos, cuentas bancarias, de inversión, otras cuentas de servicio, como servicios públicos, cable y servicios de transmisión, contratos, información de liquidaciones, cuentas médicas y de atención médica en línea, acreditaciones profesionales y personales, cuentas de celulares, correos electrónicos y un sinfin más de datos, solo por poner algunos ejemplos.

Para hacer un mejor uso de la bóveda digital, es recomendable incluir un inventario de todos los activos, tanto en línea como fuera de línea. 

También es importante actualizar este inventario y la bóveda digital cada vez que se agregue o elimine una cuenta en línea o se adquieran o eliminen activos digitales.

Ventajas

  • Resguardo seguro de todas las versiones de un mismo archivo o expediente.
  • Con la trazabilidad del archivo permite tener un respaldo ante el cumplimiento y la legalidad.
  • No necesitas instalar aplicaciones ni contar con servidores propios.
  • Garantiza que el contenido de los documentos no puede ser modificado o eliminado.
  • Los accesos a la bóveda son controlados y seguros.
  • Los datos de la bóveda están totalmente encriptados y protegidos.
  • Cumplimiento con reglamentos y normas establecidas tanto por organizaciones del rubro como las Autoridades Gubernamentales.
  • Organización y conservación de la información.
  • Reducción en la pérdida de documentos.
  • Ahorro en espacio físico y costos por su uso.
  • Ahorro en gastos de impresión y archivo.
  • Acceso en todo momento para consultas.
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Bóveda vs. Cartera digital

Una cartera digital se trata de un sitio el cual es igual de seguro que una bóveda, y en este lugar puedes almacenar todos los documentos que son digitales, que se consideran útiles y que además se requieren para el día a día de las personas o las empresas, por ejemplo, esto puede ser, una tarjeta de débito, de crédito, algún tipo de licencia como la de conducir, tickets para el transporte público o algún código confidencial. Por lo tanto, la e-wallet, como también se le conoce, permite a las personas y empresas compartir, si es necesario y, utilizar los distintos documentos que se almacenan dentro de esta. Aunque, si se llegará a perder el dispositivo en el que se almacena esta información, puede convertirse en un inconveniente, sin embargo, esta billetera digital puede añadirse a un nuevo dispositivo fácilmente. Por lo tanto, las distintas medidas de seguridad que posee, la vuelven muy segura.

Ahora bien, aunque la e-wallet se va posicionando cada vez más y tiene un papel cada vez más importante para la realización de transacciones en el día a día, en el mundo digital, las bóvedas digitales gozan de una mayor flexibilidad. Para las empresas de hoy en día, que siempre están en constante cambio o movimiento, la bóveda digital les permite que toda la información relacionada con datos de identidad y datos confidenciales importantes, estén siempre al alcance de la mano, juntos en el lugar y momento preciso para que puedan ser consultados y utilizados si así se requiere. La bóveda digital cuenta con alta seguridad y ofrece resultados óptimos para alojar y guardar información digital de alta confidencialidad, ya sea para la apertura de una cuenta bancaria o información para solicitar un préstamo, como datos para presentar un certificado de nacimiento válido para hacer trámites en otro país. Este tipo de datos se suelen alojar dentro de la bóveda, porque contienen información confidencial y deben ser protegidos a toda costa.

Gracias a todo esto, se puede determinar que, las bóvedas digitales cuentan con un nivel mayor de seguridad. En este lugar, la información original de un usuario, como documentos verificados y autenticados, son guardados de una forma segura en línea, y se puede tener acceso y compartir, en distintos niveles, por y con personas, empresas o instituciones autorizadas.

Este tipo de documentos suelen ser los que se utilizan para respaldar las identificaciones principales, o documentos oficiales de suprema importancia, como puede ser un certificado de nacimiento digital, o para alojar información de índole profesional como historias clínicas o resúmenes de datos bancarios mensuales, listas de empleados, etcétera. El hecho de extraviar o mezclar este tipo de documentos, o que alguien ajeno tenga acceso a ellos y pueda robarlos, es un gran problema para las empresas y pone en riesgo el bienestar y la confianza digital de todos los involucrados, por tal motivo, además de utilizar la encriptación, como en el caso de las carteras digitales, una bóveda en el mundo digital, siempre va a requerir de un nivel mucho mayor de permisos para lograr acceder, con el uso de varias autenticaciones.


Importancia de esta herramienta

Si todavía no te convences de que estos sistemas son la mejor opción para resguardar tu información, aquí te dejamos algunos puntos que ayudan a entender mejor la importancia que tienen las bóvedas digitales.

  • Alta seguridad

Este es un punto que se ha venido tocando dentro de todo este blog, y aquí lo recalcamos. Uno de los principales motivos que vuelven de suma importancia a una bóveda digital es que es altamente segura. Este sistema que guarda documentos digitales, tiene sus propios procesos y procedimientos y es específico para garantizar que la información que se almacena dentro, sea privada y este bien resguardada. Por lo general, se suelen involucrar distintas formas de encriptación y autenticación.

  • Protección contra situaciones vulnerables y piratas informáticos

Debido a que las bóvedas digitales se almacenan completamente de forma online, todos los documentos e información que se encuentra dentro de ellas no están bajo ningún peligro de ser destruidos por condiciones climatológicas externas a los usuarios, como los son los desastres naturales como incendios, tornados, huracanes, o por robo de su empresa o casa. También está el riesgo de que los piratas informáticos busquen robar la información de los usuarios para sus propios fines y esto se ha convertido con el paso del tiempo, en un riesgo cada vez más frecuente y más amenazante. Si todos sus documentos más importantes se alojan de forma segura en línea, el usuario, puede estar completamente tranquilo sabiendo que su información más esencial está segura.

  • Entendible y fácil de usar

Debido a que todos los datos se almacenan en un solo lugar dentro de la bóveda, es increíblemente sencillo el acceder a toda la información cuando sea necesario. Al no contar con una bóveda digital, se puede acudir a la opción de guardar datos de inicio de sesión y documentos confidenciales en distintas ubicaciones, con distintos cifrados para ayudar a mantenerlos privados. El problema que resulta de esto, es que el usuario puede olvidar las rutas donde fue guardada esta información, puede olvidar los cifrados de seguridad. Dentro de una empresa, esto podría resultar en pérdida de tiempo y dinero para los involucrados. Por lo que, resguardar toda esta información en una bóveda digital, resulta altamente conveniente y necesario.

  • Ayuda a cumplir con las regulaciones

Debido al constante cambio que existe en las normas y regulaciones para las empresas por parte de los distintos gobiernos, una bóveda digital se vuelve altamente efectiva ya que ayuda a usuarios y a organizaciones a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger toda la información de los clientes y de las personas dentro de la empresa, los datos comerciales e incluso la información personal, como los números de tarjetas de crédito, evitando así, caer en multas o sanciones.

  • Accesible para todo tipo de empresas

Tanto para pequeñas, medianas y grandes corporaciones, una bóveda digital es una herramienta valiosa que ayuda a proteger sus datos y mantenerlos seguros.

Esta herramienta puede ayudar a los usuarios a evitar filtraciones de datos. En el caso específico de las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben de contar con todas las medidas de seguridad necesarias para evitar que externos tengan acceso no autorizado a la información. Una bóveda digital brinda una capa adicional de protección contra los piratas informáticos que intentan ingresar a su sistema o robar datos confidenciales de los empleados que usan cuentas de redes sociales o direcciones de correo electrónico que usan en el trabajo. Por consiguiente, en la actualidad, existen soluciones que logran facilitar que las pequeñas, medianas y grandes empresas comiencen a utilizar este tipo de sistemas de manera eficiente en el mundo digital.

En general, podemos decir que, los riesgos a los que se enfrentan tus documentos o activos digitales, como pérdida de información, modificación de datos o daños físicos, pueden ser evitados con el empleo de servicios de una bóveda digital. Si tu organización cuenta con una brecha o si ocurrió algún accidente de seguridad, tener un lugar seguro para guardar la información confidencial será esencial para ayudarlo a recuperarse rápidamente y mitigar cualquier daño causado.

Actualmente, existen soluciones en el mercado que ofrecen una solución totalmente personalizada de acuerdo a lo que necesita la empresa. Conoce como Keydok Suite te puede ayudar en estos procesos. Envíanos un mensaje si deseas más información.

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