Digital Process Automation and Workspaces

Dentro de esta sección encuentra información puntual para mantenerte al pendiente de lo que ocurre dentro de la automatización de procesos digitales y de espacios de trabajo en línea, las soluciones que se ofrecen para mantener toda la información de tu empresa a salvo y más.
Automatización de procesos digitales

Automatización de procesos digitales

Automatización de procesos digitales 1920 1080 keydok

Aun en la actualidad, los procesos productivos que implementan las empresas son realizadas de manera ambigua o tradicional, lo que puede llevar a fugas o desfases de información y conocimiento y resultados poco favorecedores, ya que todo el proceso recae exclusivamente en la capacidad de las personas y la incorporación de herramientas digitales quedan excluidas para lograr una optimización de dichos procesos. Así que la transformación digital que estamos viviendo en estos últimos años, toma relevancia en este tema.

Una de las ventajas de la transformación digital es que ofrece la posibilidad de llevar a cabo en tu empresa, la automatización de procesos digitales que permiten aumentar la productividad, volviendo precisamente estos procesos más efectivos.

Implementar este método, aportará las herramientas necesarias digitalmente hablando para facilitar las actividades de cada área, o departamentos de la organización. Con esto se pretende erradicar tareas innecesarias, también se busca reducir los tiempos muertos entre cada actividad. Todo esto conlleva a una mejoría en el rendimiento de la empresa, así como a una reducción de gastos o costos internos.

“La automatización de procesos digitales reúne a personas, aplicaciones, dispositivos e información en una organización para producir una organización verdaderamente ágil y digital”. tibco.com

Algunos procesos digitales fáciles de entender pueden ser;

  • Trasladar documentos o archivos de cualquier tipo, por ejemplo PDF, a la nube para que esta información la puedan consultar otros equipos/personas.
  • Uso de herramientas completamente digitales para generar informes que permitan la mejora de proyectos.


Automatización de procesos digitales y Automatización de procesos robóticos, ¿es lo mismo?

“A diferencia de la automatización de procesos mediante robótica (RPA – tecnologías independientes que automatizan procesos existentes), la DPA (Automatización de Procesos Digitales) unifica las diferentes tecnologías con el objetivo de transformar toda la organización. Con un enfoque holístico de la automatización, de principio a fin”. pega.com

Se habla de automatización de procesos robóticos, cuando se utiliza tecnología de automatización inteligente como lo es la AI (Inteligencia Artificial) y el ML (Aprendizaje Automático), todo esto con el fin de automatizar actividades que son completamente repetitivas. Por lo que, se puede decir que la automatización de procesos robóticos tiene como objetivo él reemplazar cualquier intervención humana en los procesos.

Por su parte, la automatización de los procesos digitales, no está destinado a la sustitución completa de los humanos en los procesos y actividades de una organización. Mas bien, se enfoca en la automatización de dichos procesos para un mejor y eficiente manejo de los flujos de trabajo. Por lo que se concluye que ambos términos tienen distintos objetivos, aunque pueden complementarse dentro de la empresa.


Beneficios que se pueden conseguir

El objetivo de la automatización de procesos digitales está en mejorar y, como su palabra lo indica, en digitalizar los procesos en una organización. Lo cual nos trae algunos beneficios a considerar.

  • Existe más orden y aumento de la satisfacción de los colaboradores. 

Los Procesos digitales ponen en orden los roles, jerarquías y responsabilidades de los colaboradores dentro de una organización. Los puntos clave en los que es necesaria la intervención e interacción humana, así como en los que no es necesario ninguna intervención de personas, se conocen en toda la empresa. 

  • Mejora del servicio al cliente.

Los procesos digitales permiten que los colaboradores dediquen su tiempo a actividades verdaderamente necesarias. Permitiendo que pasen más tiempo asistiendo a los clientes, por lo cual, se eleva su experiencia.

  • Cumplimiento y seguridad satisfactorios. 

Las herramientas y oportunidades que ofrece la automatización de procesos, vuelve más fácil el almacenar, asegurar y acceder a información y documentación importante de manera electrónica. Dejando de lado así, la pérdida de documentos, la violación de la seguridad y el incumplimiento con regulaciones.

Te podría interesar: Bóveda Digital: resguardo seguro para documentos digitales

  • Reducción de los costos.

Al automatizar actividades, los colaboradores de la organización pueden terminar dichas actividades de una forma mucho más rápida y eficiente para concentrar su tiempo en actividades menos repetitivas y de mayor valor.


Procesos digitales y workspaces

Persona automatizando procesos

Dentro de los Procesos digitales se incluye el espacio de trabajo digital, el cual integra todas las herramientas necesarias para completar las actividades que se requieran dentro del entorno de la empresa. A esto también se le conoce como Workspaces.

De acuerdo al portal de intranet.ai, un espacio de trabajo digital, es una plataforma integrada que permite a los empleados colaborar y trabajar a distancia mediante la gestión centralizada de las aplicaciones, los datos y la información relevante.

El objetivo como tal de los Workspaces es que sea un espacio inteligente, tecnológico, cómodo y accesible para todos los involucrados. Que dentro de este se pueda integrar un control de acceso eficiente, además de poner en práctica una mejor gestión de las aplicaciones.


Elementos básicos de un espacio de trabajo digital

Para comenzar, los Workspaces deben contener tecnologías y procedimientos que puedan garantizar en mayor medida la seguridad de los datos que se encuentran en la nube, pero, igualmente, debe hacerlos accesibles a más dispositivos.

También, el espacio de trabajo digital debe contener diversas aplicaciones de índole corporativas, y cada una de estas aplicaciones deben de estar destinadas colaborar en la ejecución de los procesos dentro de la empresa.

Por otro lado, y como requisito indispensable, es necesario que los usuarios puedan tener completo acceso y visibilidad de las aplicaciones de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo requieran.

.


Beneficios que se encuentran al hacer uso de un Workspace

Ya vimos los beneficios de los Procesos digitales, Ya que un Workspace trabaja en conjunto con estos, es lógico que este último también tenga sus propias ventajas.

  • Trabajar donde te sea más cómodo.

Los colaboradores de las organizaciones pueden trabajar donde quieran, desde cualquier dispositivo que deseen o que posean, esto gracias a la tecnología que se ha desarrollado actualmente y las herramientas que están diseñadas específicamente para realizar trabajos digitales. 

  • Mayor productividad y mejor experiencia. 

Gracias a la flexibilidad que otorgan los espacios de trabajo digitales, la productividad de los colaboradores también se ve impulsada hacia un mejoramiento progresivo. Además, mejora la experiencia del colaborador dentro de la organización.

  • Equilibrio adecuado.

Quienes implementen los Workspaces dentro de sus procesos digitales, pueden obtener un control más adecuado sobre sus procesos empresariales.

  • Mejores colaboraciones e interacciones. 

Contar con un espacio de trabajo digital, logra una mejor interacción entre las partes relacionadas y una colaboración más fácil en los procesos. 

  • Confianza y satisfacción. 

Se puede confiar en todo el equipo y sentirse respetados como resultado de la estimulación del nuevo espacio de trabajo. Gracias a esto, se puede decir que, como resultado, la satisfacción de los colaboradores también se verá en aumento. 

  • Compatibilidad.

Un espacio de trabajo digital suele ser compatible con la muchas de las tecnologías que se implementan dentro de una organización o empresa. Lo que permite a las corporaciones que, en lugar de utilizar diversas aplicaciones, una para cada actividad, puedan integrarlo todo en una sola plataforma.

  • Ahorro. 

Un Workspace para una empresa significa que, se puede descartar la necesidad de un espacio de trabajo físico, lo que les permite ahorrar dinero, reduciendo costos internos y operativos.


Digital Processes Automation and Workspaces de Keydok Suite

Dentro de los bloques que tiene la suite de Keydok, se cuenta con el de Procesos digitales. Modelos personalizados de transacciones de negocio que permiten:

  • Digitalizar el intercambio de datos entre sistemas en línea.
  • Colaboración entre individuos en nuestros espacios de trabajo en línea.
  • Interacción en interfaces gráficas predefinidas a las que se pueden acceder mediante apps móviles o portales web.

Entra a Keydok para saber más y contáctanos.

Boveda-digital

Bóveda Digital: el sitio más seguro para los activos digitales

Bóveda Digital: el sitio más seguro para los activos digitales 1920 653 keydok

Gracias a la transformación digital de las empresas, la gestión de archivos, expedientes, contratos, etc., se convierte en un sistema de procesos cuyo objetivo es el resguardo seguro de cada documento. Pero, ¿cómo es que las organizaciones pueden evitar accesos no permitidos, modificación o pérdida de información de dichos archivos, expedientes o contratos? El empleo de una Bóveda Digital es la mejor alternativa ante estas situaciones problemáticas.

“Una bóveda digital lo ayudará a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger los datos de los clientes, lo ayudará con los problemas de cumplimiento dentro de su organización y reducirá los costos asociados con mantener los registros a salvo de miradas indiscretas o piratas informáticos maliciosos por igual”. hypervault.com


¿Qué es una Bóveda Digital?

Es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo objetivo es permitir a miembros de una organización, crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar.

Una bóveda digital puede contemplar dentro de ella contratos, documentación, ya sea de colaboradores o clientes, archivos de diseño que pueden ser logos, publicidad y banners y videos, entre muchos otros activos digitales.

“Se ha informado que de 2019 a 2024 el mercado de la bóveda digital aumentará alrededor del 12%, un aumento muy significativo. Sin embargo, esto no es sorprendente, ya que la cantidad de información que almacenamos en línea solo ha aumentado con el tiempo. Es común que la documentación personal de muchas personas se almacene en línea. Si esta información almacenada fuera pirateada, estaríamos en una posición peligrosa, agregando estrés y complicaciones innecesarias a nuestras vidas. Las bóvedas digitales ayudan a brindar un nivel adicional de seguridad para mantener segura nuestra información confidencial, razón por la cual ha habido un aumento tan grande en la demanda”. trustandwill.com


Características de una Bóveda digital

La bóveda digital permitirá recuperar archivos, que aunque se eliminen, se guardan en un respaldo contra este tipo de pérdidas. Permite el resguardo seguro de los documentos y la prevención de pérdidas. También ofrece la administración de los documentos, es decir, la creación, consulta y gestión de cualquier archivo. Al mismo tiempo, es capaz de guardar versiones de un mismo archivo, por ejemplo, si un contrato es firmado por partes, se va guardando cada versión del archivo modificado. Esto último es de suma importancia para mantener la trazabilidad en momentos claves de archivos que van cambiando.

Esta bóveda garantiza que la información dentro de los documentos que son resguardados no pueda ser modificada y, los accesos a dicha bóveda son controlados y seguros buscando el bienestar de todos los involucrados. Así mismo, tanto el envío, como la recepción y el almacenamiento de datos se realiza de manera encriptada.


¿Qué se puede guardar en una Bóveda Digital?

Básicamente cualquier archivo importante para la empresa. Generalmente, se almacenan facturas, escrituras, contratos, propiedad intelectual, procesos y hasta fórmulas secretas. También se puede incluir registros de criptomonedas, registros de impuestos, cuentas bancarias, de inversión, otras cuentas de servicio, como servicios públicos, cable y servicios de transmisión, contratos, información de liquidaciones, cuentas médicas y de atención médica en línea, acreditaciones profesionales y personales, cuentas de celulares, correos electrónicos y un sinfin más de datos, solo por poner algunos ejemplos.

Para hacer un mejor uso de la bóveda digital, es recomendable incluir un inventario de todos los activos, tanto en línea como fuera de línea. 

También es importante actualizar este inventario y la bóveda digital cada vez que se agregue o elimine una cuenta en línea o se adquieran o eliminen activos digitales.

Ventajas

  • Resguardo seguro de todas las versiones de un mismo archivo o expediente.
  • Con la trazabilidad del archivo permite tener un respaldo ante el cumplimiento y la legalidad.
  • No necesitas instalar aplicaciones ni contar con servidores propios.
  • Garantiza que el contenido de los documentos no puede ser modificado o eliminado.
  • Los accesos a la bóveda son controlados y seguros.
  • Los datos de la bóveda están totalmente encriptados y protegidos.
  • Cumplimiento con reglamentos y normas establecidas tanto por organizaciones del rubro como las Autoridades Gubernamentales.
  • Organización y conservación de la información.
  • Reducción en la pérdida de documentos.
  • Ahorro en espacio físico y costos por su uso.
  • Ahorro en gastos de impresión y archivo.
  • Acceso en todo momento para consultas.
Boveda-digital-y-cartera-digital


Bóveda vs. Cartera digital

Una cartera digital se trata de un sitio el cual es igual de seguro que una bóveda, y en este lugar puedes almacenar todos los documentos que son digitales, que se consideran útiles y que además se requieren para el día a día de las personas o las empresas, por ejemplo, esto puede ser, una tarjeta de débito, de crédito, algún tipo de licencia como la de conducir, tickets para el transporte público o algún código confidencial. Por lo tanto, la e-wallet, como también se le conoce, permite a las personas y empresas compartir, si es necesario y, utilizar los distintos documentos que se almacenan dentro de esta. Aunque, si se llegará a perder el dispositivo en el que se almacena esta información, puede convertirse en un inconveniente, sin embargo, esta billetera digital puede añadirse a un nuevo dispositivo fácilmente. Por lo tanto, las distintas medidas de seguridad que posee, la vuelven muy segura.

Ahora bien, aunque la e-wallet se va posicionando cada vez más y tiene un papel cada vez más importante para la realización de transacciones en el día a día, en el mundo digital, las bóvedas digitales gozan de una mayor flexibilidad. Para las empresas de hoy en día, que siempre están en constante cambio o movimiento, la bóveda digital les permite que toda la información relacionada con datos de identidad y datos confidenciales importantes, estén siempre al alcance de la mano, juntos en el lugar y momento preciso para que puedan ser consultados y utilizados si así se requiere. La bóveda digital cuenta con alta seguridad y ofrece resultados óptimos para alojar y guardar información digital de alta confidencialidad, ya sea para la apertura de una cuenta bancaria o información para solicitar un préstamo, como datos para presentar un certificado de nacimiento válido para hacer trámites en otro país. Este tipo de datos se suelen alojar dentro de la bóveda, porque contienen información confidencial y deben ser protegidos a toda costa.

Gracias a todo esto, se puede determinar que, las bóvedas digitales cuentan con un nivel mayor de seguridad. En este lugar, la información original de un usuario, como documentos verificados y autenticados, son guardados de una forma segura en línea, y se puede tener acceso y compartir, en distintos niveles, por y con personas, empresas o instituciones autorizadas.

Este tipo de documentos suelen ser los que se utilizan para respaldar las identificaciones principales, o documentos oficiales de suprema importancia, como puede ser un certificado de nacimiento digital, o para alojar información de índole profesional como historias clínicas o resúmenes de datos bancarios mensuales, listas de empleados, etcétera. El hecho de extraviar o mezclar este tipo de documentos, o que alguien ajeno tenga acceso a ellos y pueda robarlos, es un gran problema para las empresas y pone en riesgo el bienestar y la confianza digital de todos los involucrados, por tal motivo, además de utilizar la encriptación, como en el caso de las carteras digitales, una bóveda en el mundo digital, siempre va a requerir de un nivel mucho mayor de permisos para lograr acceder, con el uso de varias autenticaciones.


Importancia de esta herramienta

Si todavía no te convences de que estos sistemas son la mejor opción para resguardar tu información, aquí te dejamos algunos puntos que ayudan a entender mejor la importancia que tienen las bóvedas digitales.

  • Alta seguridad

Este es un punto que se ha venido tocando dentro de todo este blog, y aquí lo recalcamos. Uno de los principales motivos que vuelven de suma importancia a una bóveda digital es que es altamente segura. Este sistema que guarda documentos digitales, tiene sus propios procesos y procedimientos y es específico para garantizar que la información que se almacena dentro, sea privada y este bien resguardada. Por lo general, se suelen involucrar distintas formas de encriptación y autenticación.

  • Protección contra situaciones vulnerables y piratas informáticos

Debido a que las bóvedas digitales se almacenan completamente de forma online, todos los documentos e información que se encuentra dentro de ellas no están bajo ningún peligro de ser destruidos por condiciones climatológicas externas a los usuarios, como los son los desastres naturales como incendios, tornados, huracanes, o por robo de su empresa o casa. También está el riesgo de que los piratas informáticos busquen robar la información de los usuarios para sus propios fines y esto se ha convertido con el paso del tiempo, en un riesgo cada vez más frecuente y más amenazante. Si todos sus documentos más importantes se alojan de forma segura en línea, el usuario, puede estar completamente tranquilo sabiendo que su información más esencial está segura.

  • Entendible y fácil de usar

Debido a que todos los datos se almacenan en un solo lugar dentro de la bóveda, es increíblemente sencillo el acceder a toda la información cuando sea necesario. Al no contar con una bóveda digital, se puede acudir a la opción de guardar datos de inicio de sesión y documentos confidenciales en distintas ubicaciones, con distintos cifrados para ayudar a mantenerlos privados. El problema que resulta de esto, es que el usuario puede olvidar las rutas donde fue guardada esta información, puede olvidar los cifrados de seguridad. Dentro de una empresa, esto podría resultar en pérdida de tiempo y dinero para los involucrados. Por lo que, resguardar toda esta información en una bóveda digital, resulta altamente conveniente y necesario.

  • Ayuda a cumplir con las regulaciones

Debido al constante cambio que existe en las normas y regulaciones para las empresas por parte de los distintos gobiernos, una bóveda digital se vuelve altamente efectiva ya que ayuda a usuarios y a organizaciones a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger toda la información de los clientes y de las personas dentro de la empresa, los datos comerciales e incluso la información personal, como los números de tarjetas de crédito, evitando así, caer en multas o sanciones.

  • Accesible para todo tipo de empresas

Tanto para pequeñas, medianas y grandes corporaciones, una bóveda digital es una herramienta valiosa que ayuda a proteger sus datos y mantenerlos seguros.

Esta herramienta puede ayudar a los usuarios a evitar filtraciones de datos. En el caso específico de las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben de contar con todas las medidas de seguridad necesarias para evitar que externos tengan acceso no autorizado a la información. Una bóveda digital brinda una capa adicional de protección contra los piratas informáticos que intentan ingresar a su sistema o robar datos confidenciales de los empleados que usan cuentas de redes sociales o direcciones de correo electrónico que usan en el trabajo. Por consiguiente, en la actualidad, existen soluciones que logran facilitar que las pequeñas, medianas y grandes empresas comiencen a utilizar este tipo de sistemas de manera eficiente en el mundo digital.

En general, podemos decir que, los riesgos a los que se enfrentan tus documentos o activos digitales, como pérdida de información, modificación de datos o daños físicos, pueden ser evitados con el empleo de servicios de una bóveda digital. Si tu organización cuenta con una brecha o si ocurrió algún accidente de seguridad, tener un lugar seguro para guardar la información confidencial será esencial para ayudarlo a recuperarse rápidamente y mitigar cualquier daño causado.

Actualmente, existen soluciones en el mercado que ofrecen una solución totalmente personalizada de acuerdo a lo que necesita la empresa. Conoce como Keydok Suite te puede ayudar en estos procesos. Envíanos un mensaje si deseas más información.

Back to top
Privacy Preferences

When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in the form of cookies. Here you can change your Privacy preferences. It is worth noting that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we are able to offer.

Click to enable/disable Google Analytics tracking code.
Click to enable/disable Google Fonts.
Click to enable/disable Google Maps.
Click to enable/disable video embeds.
Our website uses cookies, mainly from 3rd party services. Define your Privacy Preferences and/or agree to our use of cookies.