Dentro de esta sección encuentra información puntual para mantenerte al pendiente de lo que ocurre dentro de la automatización de procesos digitales y de espacios de trabajo en línea, las soluciones que se ofrecen para mantener toda la información de tu empresa a salvo y más.
Al hacer uso de la tecnología digital para poder realizar de forma automática los procesos de las empresas, estamos contribuyendo a la transformación y a la aceleración digital. Esto incluye el que las tareas repetitivas ahora se actúen a través de mecanismos digitalizados, que ocurra una optimización en los flujos de trabajo, la integración de sistemas y la mejora de la eficiencia operativa. Para que todo esto ocurra, las corporaciones deben de implementar Digital Processes Automation (DPA) o lo que se conoce en español como Automatización de Procesos Digitales. De igual forma, es importante implementar los Workspaces (espacios digitales de trabajo), los cuales han ganado una gran importancia en los últimos años con el auge del trabajo remoto. Estos espacios son plataformas en línea que permiten a los equipos colaborar, compartir información y trabajar juntos en proyectos desde cualquier lugar del mundo. La implementación correcta del DPA, requiere que se cuente con estos espacios digitales. Continúa leyendo para conocer más de estos dos términos tan fundamentales para la aceleración digital de tu empresa.
Se sabe que el Digital Processes Automation (DPA) junta a personas, software, aplicaciones, dispositivos electrónicos y datos de toda una organización, para poder hacer que la empresa sea verdaderamente digital y sobre todo, ágil y funcional.
También, recientemente se ha hablado sobre que al DPA se le conoce como la evolución de la gestión de los procesos comerciales, ya que la automatización de procesos digitales está completamente enfocada en mejorar y digitalizar los procesos de cualquier empresa. Aunque, cabe aclarar que el DPA abarca un poco más que eso, puesto que da paso a que toda la organización cree aplicaciones inteligentes y pueda digitalizar todos sus procedimientos, mejorando la experiencia digital y volviéndola más atractiva para los clientes y socios.
Para poder innovar digitalmente y estar a la par de los avances tecnológicos, utilizar el DPA es fundamental. La empresa debe ser efectiva en sus procesos, así que todos los involucrados deben de poder evolucionar o continuar avanzando hacia la digitalización del negocio y así poder brindar servicios basados en la automatización.
Los colaboradores pueden cometer errores si se están realizando tareas repetitivas, especialmente ocurre cuando las personas se encuentran cansadas o distraídas. Así que con la ayuda de la automatización de los procesos, se elimina este riesgo, ya que esas tareas repetitivas se llevan a cabo digitalmente, de forma consistente y sin errores.
Al automatizar actividades, las corporaciones pueden reducir, por ejemplo, el tener que externalizar ciertas tareas a terceros. Además, los trabajadores pueden automatizar tareas que antes les llevaban mucho tiempo para ahora realizarlas de manera más rápida y eficiente, completando distintas actividades en menor tiempo y aumentando su capacidad de producción.
Un Workspace funcional es aquel que unifica, asegura y simplifica el trabajo.
Para que los trabajadores de una corporación puedan acceder a todas las herramientas y aplicaciones necesarias para realizar su trabajo desde cualquier ubicación y aprovechando el Digital Processes Automation, es necesario que cuenten con espacios de trabajo digitales o Workspaces. Esto se refiere a plataformas virtuales a las cuales ellos pueden acceder desde cualquier lugar donde se encuentren con acceso a internet. Esta forma de automatización es especialmente útil para empresas que tienen trabajadores remotos o que tienen múltiples oficinas en todo el mundo y que buscan la transformación digital completa de su organización. Estos espacios digitales de trabajo pueden incluir aplicaciones de chat en tiempo real, plataformas para realizar videoconferencias, almacenamiento en la nube y aplicaciones de gestión de proyectos. Es así, como estas herramientas permiten a los equipos de la organización conectarse y colaborar en tiempo real.
Cabe mencionar que los Workspaces mejoran en gran medida la seguridad de toda la información compartida, esto porque los negocios pueden controlar quién tiene acceso y a qué tipo de datos pueden acceder, reduciendo así el riesgo de filtración de información. Por ejemplo, los empleados que trabajan con tecnología patentada e información confidencial pueden garantizar que la información esté segura y que sea accesible solo para los miembros relevantes del equipo. Otro ejemplo, sería cuando las empresas se ven en la necesidad de utilizar trabajadores independientes para distintas actividades, y muchas veces, estos necesitan acceso a aplicaciones y datos de la empresa. Contar con los espacios de trabajo digitales adecuados, garantiza la seguridad de los datos al permitir solo el acceso a la información y los recursos de la empresa que son necesarios para el trabajo.
Estos Workspaces son de gran apoyo para el trabajo remoto, ya que muchas empresas están cambiando a entornos de trabajo digitales para operar de manera más eficiente y eficaz, al tiempo que garantizan que los empleados sean productivos cuando trabajan desde ubicaciones remotas y justo el workspace ofrece una plataforma donde las organizaciones pueden comunicarse, administrar y completar tareas.
Al combinar adecuadamente el Digital Processes Automation con los Workspaces, las empresas tienen la posibilidad de transformar completamente para bien, la forma en que trabajan.
Debido a que el significado de ambos términos puede parecer similar, suele ser confuso para empleados, gerentes de recursos humanos y hasta para los líderes de las organizaciones, por lo que, en ocasiones, se usan estos dos términos de forma indistinta; sin embargo, no son sinónimos, por lo que esta confusión en la utilización de estas palabras puede llegar a entorpecer la correcta implementación y dar un retroceso en la automatización de procesos.
Para comenzar el Workplace o lugar de trabajo es la ubicación física que se ocupa para trabajar, como el edificio, la oficina o el escritorio. Se puede decir que es un soporte para que se pueda realizar un trabajo, sin embargo, no es el lugar donde se realiza el trabajo real, ya que este se llama espacio de trabajo y al existir herramientas tecnológicas este se transforma en un Workspace o espacio de trabajo digital. Así que tenemos que el espacio de trabajo digital tiene que ver, por ejemplo, con la creación de salas de reuniones digitales, por ejemplo.
“La tecnología en los Workplace y Workspace son tan importantes como las políticas de organización y de empleados de la empresa, por estas razones hay que poner mucho cuidado en cómo son los sitios y espacios de trabajo. No hacerlo implica riesgos, tenerlo en cuenta impacta directamente en el rendimiento del trabajador y en la propia cultura y estrategia de la empresa y, por supuesto, en los resultados.
Las compañías, al diseñar sus puntos de trabajo, no tendrán que pensar únicamente en lo bonitas, integradas, ecológicas y motivadoras que sean. Aunque esas características no están de más, por supuesto, las organizaciones deben opinar cómo crear la infraestructura tecnológica necesaria y modificar sus procesos a modelos cloud y móviles que permitan a sus empleados trabajar de la misma forma desde su casa y en la oficina, usando la simplicidad e inmediatez que los dispositivos móviles personales le otorgan”. Forbes.
1- Identifica los candidatos para la automatización
El primer paso es descubrir qué procesos se van a automatizar, ya sea por prioridad o por facilidad a la hora de implementar los cambios. Para esto, el o los encargados de decidirlo, pueden basarse en las experiencias de los empleados y los clientes: ¿Qué procesos creen los miembros del equipo que necesitan mejoras?, ¿cuáles son las quejas más frecuentes de los clientes? Basándose en este tipo de preguntas, se pueden comenzar a clasificar las prioridades para la automatización y la transformación de los espacios físicos a espacios de trabajo digitales.
2- Definir el flujo de trabajo
Una vez que se haya decidido por el o los procesos a mejorar y digitalizar, se avanza con el desglose de actividades que se van a realizar para lograr el objetivo, incluyendo distintos factores como todas las actividades que se tienen que ejecutar, autorizaciones, documentos que se van a requerir, etc.
3- Medir el éxito del DPA y de la utilización de Workspaces.
Se debe recordar que deben existir mejoras en:
4- Dar seguimiento a los resultados y ajustar donde sea necesario
Es una realidad que al implementar estas soluciones para digitalizar procesos, existan áreas de oportunidad que se pueden ir mejorando con el tiempo, por lo que es necesario ir llevando un seguimiento e ir ejecutando ajustes. El objetivo a largo plazo del Digital Processes Automation and Workspaces es el poder optimizar por completo las funciones principales de la empresa y automatizarlas tanto como sea posible, así que es un error asumir que desde el primer intento todo funcionará correctamente.
La mezcla del DPA y el espacio de trabajo digital, permite a los trabajadores automatizar tareas y procesos repetitivos, lo que les permite concentrarse en tareas más importantes pero manteniendo la seguridad de la información ahí contenida.
No cabe duda que en los últimos años hemos venido acelerando la digitalización a nivel global, por eso es tan importante adaptarse a estas nuevas formas de trabajo y a la implementación de herramientas tecnológicas que ayuden a las empresas a mantenerse vigentes y en constante innovación. Por este motivo, en Keydok contamos con una plataforma la cual te permite implementar el Digital Processes Automation así como los Workspaces de una forma eficiente, para que tu negocio mantenga la confianza en el mundo digital de su sector. Aquí te compartimos algunas herramientas de las cuales puedes hacer uso con nuestra plataforma.
El formateador de documentos, que se incluye en la suite de Keydok, permite cargar en la aplicación, documentos que no tienen una representación adecuada para alguien sin conocimientos técnicos y formatear la información para que sea comprensible para los usuarios de la aplicación.
Este formateador facilita la comunicación con el usuario y la adopción de documentos que no son fáciles de usar por la mayoría de la población. Los documentos que soporta el formateador con el que cuenta Keydok Suite, son los siguientes:
El Buzón de documentos digitales de Keydok, ofrece la visualización de todos los documentos comunes y ofrece la posibilidad de interactuar con ellos.
Esta funcionalidad de la plataforma de Keydok, se encarga de subir documentos a los repositorios del cliente y posteriormente asociar un proceso que incluye participantes, notificaciones y firmas.
El cargador de documentos digitales permite asociar información esencial a un documento, crear un proceso para notificar a los involucrados con el documento y solicitar algún tipo de interacción. En caso de que el documento requiera firmas, estas tendrán validez ante la ley y permitirán que sean utilizadas como documentación oficial con el mismo nivel de validez que una firma manuscrita.
Este bloque se encarga de subir documentos a los repositorios del cliente y posteriormente asociar un proceso que incluye participantes, notificaciones y firmas.
El cargador de documentos digitales con el que cuenta la Keydok Suite, permite asociar información esencial a un documento, generar un proceso para notificar a los involucrados con el documento y solicitar algún tipo de interacción. En caso de que el documento requiera firmas, estas tendrán validez ante la ley y permitirán que sean empleadas como documentación oficial con el mismo nivel de validez que una firma manuscrita.
Para saber más, recuerda que tenemos otro blog sobre Automatización de procesos digitales o contáctanos dando clic aquí.
El ciclo de facturación es un proceso de vital importancia en cualquier empresa que esté involucrada en la venta de productos o servicios. Cuando se contrata un servicio o producto que debe pagarse de forma constante, el tiempo establecido entre un pago y el que le sigue es lo que se conoce como ciclo de facturación o ciclo de vida de la factura.
Dicho de otra forma, consiste en el tiempo que pasa desde que se inicia una factura hasta que finaliza. También involucra un conjunto de pasos que van desde la emisión de una factura hasta el pago por parte del cliente y la reconciliación de cuentas. Continúa leyendo para conocer a detalle los pasos que se deben de realizar en el ciclo de facturación y los beneficios de tener un aliado digital para este proceso.
De acuerdo con el sitio web de Sage, una factura se trata de un documento que refleja los datos de una transacción mercantil (venta de bienes o servicios) y contiene información como:
Algunos ciclos de facturación que ya son bastante conocidos y son un buen ejemplo sobre el tema, pueden ser:
En general, los ciclos suelen comenzar el día que se cierra el contrato y se vende el servicio o producto, y terminan el día en que el cliente debe realizar su siguiente pago. Existen ocasiones donde los negocios tienen su periodo de facturación en días fijos, lo que quiere decir que sus clientes deben pagar esta facturación al mismo tiempo sin importar el día exacto en que firmaron contrato. También, algunas empresas manejan ciclos de facturación más específicos, donde se puede pagar el día que más se acerque a la fecha en el que se firmó el contrato.
El primer paso con el que comienza el ciclo de facturación se basa en la creación de una factura. Esta factura se define como un documento con validez legal que detalla la venta de un producto o servicio. Esto incluye la cantidad (un producto o más, por ejemplo), el precio y cualquier impuesto o descuento que sea aplicable. Este documento también debe incluir información sobre el cliente, como su nombre, dirección y número de identificación fiscal.
Algunos negocios hoy en día siguen optando por generar facturas en papel, mientras que existen otras empresas que ya aceleraron su digitalización y utilizan herramientas de software especializadas. En cualquiera de los dos casos, es de suma importancia que las facturas que se generen sean precisas, para evitar errores y malentendidos. Al verlo de esta manera, la utilización de herramientas con tecnología innovadora, es la mejor solución para que todo se ejecute de la mejor forma posible.
Una vez se haya creado la factura, el siguiente paso que se debe realizar es enviarla al cliente o usuario. Esto anteriormente se hacía enviándola por correo tradicional (se lleva la factura a una oficina de correo y esta se encarga de llevarla a la dirección que se proporcionó). Claramente, este método ha quedado completamente obsoleto desde hace ya bastante tiempo, por lo que ahora se puede enviar esta información vía email, o notificándolo a través de aplicaciones especializadas, esto también dependerá de las preferencias del cliente/usuario y del negocio.
En este punto es importante asegurarse de que las facturas se envíen con los datos y a la dirección correcta, además que se debe de enviar en un plazo razonable. En general, se puede esperar que dichas facturas sean enviadas dentro de los 5 días hábiles siguientes a la realización de la venta.
Una vez que el cliente o usuario recibe su factura, este debe verificar si la información ahí escrita o descrita es correcta. Solo entonces se puede proceder al pago. Por lo cual, la persona (física o moral) destinada para pagar esta factura debe de comprobar que los servicios o productos sean los correctos, así mismo debe de comprobar que la cantidad sea la pactada. Si la información de la factura coincide con los detalles que se establecieron en la compra, la persona a cargo de este paso aprobará la factura y se procederá al siguiente paso.
Una vez que el cliente o usuario recibe la factura, este debe de realizar el pago correspondiente en el tiempo acordado. En algunos casos, pueden optar por pagar de inmediato, mientras que en otros pueden necesitar un plazo de 30, 60 o incluso 90 días para hacer el pago. Como se comentó anteriormente, esto dependerá de los acuerdos que se efectúan con cada empresa. Aquí se debe de tomar en cuenta que la recepción de pagos puede ser un proceso complicado porque las empresas deben seguir de cerca los pagos que se tengan pendientes de ejecutar y si se requiere, enviar recordatorios a los clientes/usuarios. Si estos recordatorios no son atendidos en tiempo y forma, las empresas pueden emprender acciones legales para recuperar pagos pendientes.
Cuando las empresas ya recibieron y confirmaron los pagos efectuados de acuerdo a las facturas, lo que procede es la reconciliación de cuentas. Esto quiere decir que se deben de comparar los pagos recibidos con las facturas emitidas y asegurarse de que todo este orden y cuadre correctamente. Esto requiere de un arduo trabajo, sobre todo para empresas que tienen un alto volumen de ventas. Por lo mismo, dichas organizaciones recurren a la utilización de servicios especializados para poder optimizar sus procesos digitalmente y reducir el riesgo de errores.
Si creías que con el paso anterior se finalizaba el ciclo de facturación, la realidad es que todavía falta guardar y proteger estos documentos. Aquí se debe de asegurar que estén protegidos, y que puedan ser accesibles en cualquier momento que se requiera. Además, se debe de contar con una base de datos de toda esta información, lo que facilitará mucho si se realizan auditorías en un futuro, manteniendo todo de forma legal.
“Muchas empresas aún dependen de hojas de cálculo complejas, Herramientas que admiten procesos manuales o sistemas complejos, lo que hace que el ciclo de vida de la facturación sea un proceso difícil y tedioso, cuando no es necesario”. TRG Screen.
El ciclo de facturación dentro de las empresas tiene varios beneficios, sobre todo si es bien ejecutado. Estos beneficios que se obtienen al hacer un buen proceso en el periodo de facturación pueden marcar la diferencia entre el éxito y el rezago. Es por eso que en este apartado te dejamos algunos de estos beneficios.
Se tiene un control financieroEl periodo de facturación permite a las organizaciones tener un control más detallado de lo que son sus finanzas. Al hacer el envío de facturas con regularidad, los negocios tienen una mejor visión de su flujo de caja y se pueden asegurar de que están recibiendo el dinero que se les debe.
Se tiene una mejor y más clara relación con los clientes El ciclo de facturación también ayuda a mejorar la relación con los clientes o usuarios. Al enviar las facturas o los recordatorios en tiempos precisos, los clientes/usuarios sentirán que están tratando con una empresa profesional y organizada, lo que deriva al aumento en la confianza del cliente y mejora la percepción que tienen del negocio general. Esto también se ve reflejado en la disminución de malentendidos o problemas de comunicación entre el cliente/usuario y la empresa.
Reduce errores y fraudes Este proceso ayuda en la disminución de errores y fraudes en el proceso de pago. Si las facturas se envían adecuadamente, las empresas pueden identificar rápidamente cualquier problema en el pago o cobro de las mismas y así poder resolverlo antes de que se convierta en un problema mayor.
Aumento de la eficiencia Al automatizar el proceso del ciclo de facturación y seguimiento de pagos, los negocios pueden reducir la cantidad de tiempo y recursos que dedican a este proceso. Esto puede permitirles centrarse en otras áreas importantes del negocio. Claro está, que se deben de apoyar de aliados tecnológicos que les ofrezcan mejorar y optimizar sus procesos con este tipo de operaciones e interacciones seguras dentro del universo digital.
Poder realizar el ciclo de facturación de una forma ágil y optimizada hará que tu empresa reduzca costos a corto y mediano plazo. Además, el tiempo que se le dedica manualmente a este proceso, se le podría dedicar a otras actividades de mayor relevancia, haciendo uso de herramientas con tecnología innovadora como las que ofrece Keydok. Por ejemplo, Keydok cuenta con el servicio de Invoice Lifecycle, el cual maneja el ciclo de facturación desde la preparación hasta la auditoría, y extiende las funciones para poder ejecutar conciliación de información de órdenes de compra, bienes recibidos, servicios prestados y facturación.
Algunas de las soluciones que hace posible Keydok son:
Si estás buscando formas de mejorar tu proceso de facturación, considera automatizarlo y asegurarte de que estás enviando facturas precisas, de forma eficiente y segura. Contáctanos y conoce más sobre las soluciones que podemos ofrecerle a tu empresa para acelerar su transformación digital y optimizar su ciclo de facturación.
Cada vez estamos más en contacto con la tecnología en comparación con tiempos anteriores. Todo nuestro entorno social y laboral se ve permeado de ello y lo podemos comprobar en la digitalización que están viviendo las corporaciones de todo el mundo. Este proceso está transformando la forma en que las compañías operan y se relacionan con sus clientes y socios. Podemos decir que esta tendencia ha sido impulsada por la evolución de la tecnología y la creciente necesidad de las empresas de mejorar su eficiencia y productividad.
“Hasta hoy el proceso de digitalización en las empresas se ve como una tendencia para el futuro del trabajo. Sin embargo, ya es una realidad y repercute directamente en las empresas, los profesionales y los clientes finales”. Hays.
Comencemos mencionando que la digitalización se refiere a la acción o al proceso de conversión de información analógica a un formato digital. Ahora bien, este término se asocia con la digitalización de documentos o datos, donde se realiza un proceso de conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos). De acuerdo con el sitio Kyocera, podemos decir que:
Digitalizar no significa reemplazar el documento original (imagen, sonido, etc.). Aunque algunas veces si puede destruirse ese original, siempre y cuando después de haber sido digitalizado, los requisitos legales lo permitan (de no ser así, es necesario conservarlo).
Así, en un contexto comercial, digitalizamos documentos por una razón: utilizamos los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo.
Por otra parte, está la digitalización de un negocio. Esto lo podemos definir como la manera en que este negocio, sin importar su tamaño o sector al que pertenezca, se reestructura en torno a la tecnología y lo digital, además de las infraestructuras de los medios digitales. A esto también se le conoce como digitalización empresarial.
La digitalización de las empresas es un proceso de transformación que se enfoca en adoptar tecnologías digitales para mejorar los procesos y aumentar la eficiencia.
Este proceso de digitalización lleva a las organizaciones a transformarse en profundidad, haciendo uso de herramientas tecnológicas innovadoras, como puede ser la firma digital para contratos y documentación, hacer uso de bóvedas o carteras digitales, gestión de documentos online, transformación de datos API, Inteligencia Artificial, Automatización o la verificación de identidad, y así poder dirigir a la empresa hacia un nuevo entorno digital. Este entorno digital permite a las empresas llevar a cabo sus operaciones de manera más eficiente, reducir costos y mejorar la calidad de sus productos y servicios.
La digitalización se está convirtiendo en una necesidad para muchas empresas, ya que les permite mantenerse competitivas en un mercado cada vez más global y conectado.
La digitalización sirve para poder transformar procesos, productos y servicios en formato digital, todo esto con el fin de mejorar su eficiencia, productividad y accesibilidad. Algunos puntos importantes a tener en cuenta de la digitalización y que benefician a las empresas son:
Mejora de la eficienciaLa digitalización nos permite automatizar y optimizar procesos, reduciendo el tiempo y los costos asociados con tareas repetitivas y manuales.
Incrementa la accesibilidadGracias a este proceso, se permite a los usuarios acceder a productos y servicios en cualquier momento y lugar, a través de dispositivos electrónicos.
La experiencia del usuario y la satisfacción del cliente se mejoraLa digitalización permite a los proveedores de servicios y/o productos ofrecer una experiencia más personalizada y conveniente para sus clientes o usuarios. Además, si se está en constante interacción con los clientes a través de canales digitales, para resolver sus dudas, quejas o atender sus sugerencias, se logra aumentar la satisfacción de los mismos.
Fomenta los espacios de trabajo en líneaLos workspaces como también son conocidos, han ganado gran protagonismo en los últimos años. Algunas de sus ventajas son: mayor flexibilidad de horarios y equilibrio entre la vida laboral y personal, adoptar un enfoque basado en objetivos con lo cual se obtendrán mejores resultados, menos estrés y distracciones al no ser necesario el desplazamiento, mayor productividad al encontrarse en un ambiente cómodo y seguro.
InnovaciónCuando las empresas hacen uso de la digitalización, se está innovando para poder crear nuevos productos y servicios. También, permite mejorar sus productos y servicios actuales, procesos internos y les ayuda a mantenerse competitivos.
Mejora en la toma de decisionesLa digitalización en las empresas permite tener una visión amplia de la información, para poder analizarla y tomar decisiones fundamentadas, mejorando los procesos internos.
Incremento de la colaboración y la productividadPermite a los equipos de trabajo colaborar y comunicarse de manera más eficiente, mejorando la productividad y la eficacia.
Seguramente, si hace años alguien nos hubiera dicho que sería posible firmar documentación online con plena validez legal y en dos clics con una firma digital, no lo hubiéramos creído. Este proceso es cada vez más implementado en todo tipo de empresas con el fin de mejorar la eficacia de sus procesos a través de la digitalización. Sin importar el sector al que pertenezca la organización o su tamaño, todas las empresas pueden encontrar una solución de firma digital que les ayude con las tareas de firma, mientras reducen el papeleo.
Se pueden subir documentos a los repositorios del cliente y posteriormente asociar un proceso que incluye participantes, notificaciones y firmas. El cargador de documentos digitales permite asociar información esencial a un documento, crear un proceso para notificar a los involucrados con el documento y solicitar algún tipo de interacción. En caso de que el documento requiera firmas, estas tendrán validez ante la ley y permitirán que sean utilizadas como documentación oficial con el mismo nivel de legalidad que una firma manuscrita.
Este tipo de carteras o e-wallets guardan de forma segura tarjetas de débito y crédito, pero, en sus versiones virtuales. También, se puede almacenar boletos digitales y cupones electrónicos. Este tipo de digitalización se lleva a cabo en un dispositivo electrónico, lo que lo vuelve un procedimiento más conveniente y fácil de llevar.
El papeleo digital o Digital Paperwork, es una forma eficiente y sostenible de manejar los documentos y la información de las corporaciones. Al utilizar tecnologías como el escaneo, la digitalización y la firma electrónica, se reduce la cantidad de papel utilizado y se mejora la accesibilidad y la seguridad de la información. Además, el Digital Paperwork permite una gestión más eficiente y rápida de los documentos, lo que a su vez reduce los tiempos de respuesta y aumenta la productividad.
Mediante su utilización, se involucran espacios, expedientes y bóvedas en línea para colaboración, captura, identificación, firmas, sellos y recolección de documentos, formatos, identificaciones e información, resiliente a ransomware, alteraciones, fraudes y otros riesgos importantes. Por ejemplo, con la digitalización del papeleo de Keydok, encuentra soluciones como:
La digitalización empresarial es un proceso que ayuda a las corporaciones a mejorar su eficiencia, productividad y competitividad a través de la adopción de tecnologías digitales y la transformación y automatización de sus procesos.
La digitalización empresarial va cambiando la manera en que las compañías interactúan con sus clientes, usuarios, y hasta con sus socios. Por una parte, los clientes y/o usuarios esperan poder interactuar con las empresas a través de canales digitales, cómo el correo electrónico, las redes sociales y los sitios web. Esto ha llevado a las empresas a adoptar nuevas estrategias para llegar a sus clientes y mantenerse relevantes, haciendo que la mayoría de sus procesos migren al mundo online. Lo mismo suele pasar con los socios. Ya no es necesario realizar juntas presenciales para poder firmar cientos de papeles, ahora se ha migrado todo a espacios de trabajo digitales y se puede firmar electrónicamente todos los documentos, manteniendo su validez legal en todo el mundo.
Otro aspecto importante a tomar en cuenta de la digitalización, es que ayuda a las empresas en la transformación de la cultura empresarial, convirtiendo al cliente en prioridad e invirtiendo en tecnologías que permitan mejorar la experiencia de esos clientes, incluyendo la personalización de los productos y/o servicios, la automatización de los procesos de atención y la implementación de tecnologías de realidad aumentada y virtual.
La digitalización también está cambiado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones internas. Ahora, se pueden analizar grandes cantidades de información. Por su parte, la automatización y la Inteligencia Artificial están permitiendo a las empresas reducir el tiempo y los costos asociados con la realización de tareas repetitivas.
Sin embargo, la empresa siempre debe de tener en cuenta que, se debe de proteger la información de todos los involucrados y mantener sus sistemas seguros, además de asegurarse de cumplir con las regulaciones y leyes vigentes.
En comparación con 2021, en 2022 la madurez digital de las compañías mexicanas subió un 7%, dato que nos indica que las empresas se han vuelto más digitales que antes.
Ahora es el momento perfecto para que tu corporación, empresa, organización comience o avance aún más con este proceso. Por lo que debes tener en cuenta que:
Es fundamental hacer una evaluación del contexto y de la situación en la que se encuentra tu organización y comenzar a detectar oportunidades, analizar la competencia e identificar aquello que impacta en tus objetivos, mercado y clientes.
Tómalo con una estrategia global, no solo como la incorporación de nuevas tecnologías en algunos puntos de tu empresa. Toda la organización y todos los involucrados deben de estar informados de las modificaciones o cambios que ocurrirán en el proceso.
El enfoque debe ser profundo. Se puede empezar con los aspectos más sencillos, con procedimientos que resulten más fáciles de modificar o aquellos que se han quedado rezagados por años. Pero sin dejar de tener en cuenta los procesos más complejos. Esto es un punto clave para que tu organización pueda adentrarse con éxito en la digitalización.
Como corporación es necesario que se nutran las capacidades y aptitudes de todos los colaboradores involucrados en la digitalización de la empresa, de manera que estén actualizados siempre para que sean capaces de tener un mayor desarrollo profesional, optimizar la gestión de tareas y, que gracias a esto, se mejore la productividad.
Para que tu empresa se embarque en la era digital con éxito y eficiencia, es importante tener a tu lado un aliado que cuente con servicios confiables e innovadores, como Keydok. Entre su familia de soluciones. Keydok cuenta con funcionalidades que ayudan en el proceso de digitalización y automatización de empresas de cualquier sector.
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Aun en la actualidad, los procesos productivos que implementan las empresas son realizadas de manera ambigua o tradicional, lo que puede llevar a fugas o desfases de información y conocimiento y resultados poco favorecedores, ya que todo el proceso recae exclusivamente en la capacidad de las personas y la incorporación de herramientas digitales quedan excluidas para lograr una optimización de dichos procesos. Así que la transformación digital que estamos viviendo en estos últimos años, toma relevancia en este tema.
Una de las ventajas de la transformación digital es que ofrece la posibilidad de llevar a cabo en tu empresa, la automatización de procesos digitales que permiten aumentar la productividad, volviendo precisamente estos procesos más efectivos.
Implementar este método, aportará las herramientas necesarias digitalmente hablando para facilitar las actividades de cada área, o departamentos de la organización. Con esto se pretende erradicar tareas innecesarias, también se busca reducir los tiempos muertos entre cada actividad. Todo esto conlleva a una mejoría en el rendimiento de la empresa, así como a una reducción de gastos o costos internos.
“La automatización de procesos digitales reúne a personas, aplicaciones, dispositivos e información en una organización para producir una organización verdaderamente ágil y digital”. tibco.com
Algunos procesos digitales fáciles de entender pueden ser;
“A diferencia de la automatización de procesos mediante robótica (RPA – tecnologías independientes que automatizan procesos existentes), la DPA (Automatización de Procesos Digitales) unifica las diferentes tecnologías con el objetivo de transformar toda la organización. Con un enfoque holístico de la automatización, de principio a fin”. pega.com
Se habla de automatización de procesos robóticos, cuando se utiliza tecnología de automatización inteligente como lo es la AI (Inteligencia Artificial) y el ML (Aprendizaje Automático), todo esto con el fin de automatizar actividades que son completamente repetitivas. Por lo que, se puede decir que la automatización de procesos robóticos tiene como objetivo él reemplazar cualquier intervención humana en los procesos.
Por su parte, la automatización de los procesos digitales, no está destinado a la sustitución completa de los humanos en los procesos y actividades de una organización. Mas bien, se enfoca en la automatización de dichos procesos para un mejor y eficiente manejo de los flujos de trabajo. Por lo que se concluye que ambos términos tienen distintos objetivos, aunque pueden complementarse dentro de la empresa.
El objetivo de la automatización de procesos digitales está en mejorar y, como su palabra lo indica, en digitalizar los procesos en una organización. Lo cual nos trae algunos beneficios a considerar.
Los Procesos digitales ponen en orden los roles, jerarquías y responsabilidades de los colaboradores dentro de una organización. Los puntos clave en los que es necesaria la intervención e interacción humana, así como en los que no es necesario ninguna intervención de personas, se conocen en toda la empresa.
Los procesos digitales permiten que los colaboradores dediquen su tiempo a actividades verdaderamente necesarias. Permitiendo que pasen más tiempo asistiendo a los clientes, por lo cual, se eleva su experiencia.
Las herramientas y oportunidades que ofrece la automatización de procesos, vuelve más fácil el almacenar, asegurar y acceder a información y documentación importante de manera electrónica. Dejando de lado así, la pérdida de documentos, la violación de la seguridad y el incumplimiento con regulaciones.
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Al automatizar actividades, los colaboradores de la organización pueden terminar dichas actividades de una forma mucho más rápida y eficiente para concentrar su tiempo en actividades menos repetitivas y de mayor valor.
Dentro de los Procesos digitales se incluye el espacio de trabajo digital, el cual integra todas las herramientas necesarias para completar las actividades que se requieran dentro del entorno de la empresa. A esto también se le conoce como Workspaces.
De acuerdo al portal de intranet.ai, un espacio de trabajo digital, es una plataforma integrada que permite a los empleados colaborar y trabajar a distancia mediante la gestión centralizada de las aplicaciones, los datos y la información relevante.
El objetivo como tal de los Workspaces es que sea un espacio inteligente, tecnológico, cómodo y accesible para todos los involucrados. Que dentro de este se pueda integrar un control de acceso eficiente, además de poner en práctica una mejor gestión de las aplicaciones.
Para comenzar, los Workspaces deben contener tecnologías y procedimientos que puedan garantizar en mayor medida la seguridad de los datos que se encuentran en la nube, pero, igualmente, debe hacerlos accesibles a más dispositivos.
También, el espacio de trabajo digital debe contener diversas aplicaciones de índole corporativas, y cada una de estas aplicaciones deben de estar destinadas colaborar en la ejecución de los procesos dentro de la empresa.
Por otro lado, y como requisito indispensable, es necesario que los usuarios puedan tener completo acceso y visibilidad de las aplicaciones de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo requieran.
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Ya vimos los beneficios de los Procesos digitales, Ya que un Workspace trabaja en conjunto con estos, es lógico que este último también tenga sus propias ventajas.
Los colaboradores de las organizaciones pueden trabajar donde quieran, desde cualquier dispositivo que deseen o que posean, esto gracias a la tecnología que se ha desarrollado actualmente y las herramientas que están diseñadas específicamente para realizar trabajos digitales.
Gracias a la flexibilidad que otorgan los espacios de trabajo digitales, la productividad de los colaboradores también se ve impulsada hacia un mejoramiento progresivo. Además, mejora la experiencia del colaborador dentro de la organización.
Quienes implementen los Workspaces dentro de sus procesos digitales, pueden obtener un control más adecuado sobre sus procesos empresariales.
Contar con un espacio de trabajo digital, logra una mejor interacción entre las partes relacionadas y una colaboración más fácil en los procesos.
Se puede confiar en todo el equipo y sentirse respetados como resultado de la estimulación del nuevo espacio de trabajo. Gracias a esto, se puede decir que, como resultado, la satisfacción de los colaboradores también se verá en aumento.
Un espacio de trabajo digital suele ser compatible con la muchas de las tecnologías que se implementan dentro de una organización o empresa. Lo que permite a las corporaciones que, en lugar de utilizar diversas aplicaciones, una para cada actividad, puedan integrarlo todo en una sola plataforma.
Un Workspace para una empresa significa que, se puede descartar la necesidad de un espacio de trabajo físico, lo que les permite ahorrar dinero, reduciendo costos internos y operativos.
Dentro de los bloques que tiene la suite de Keydok, se cuenta con el de Procesos digitales. Modelos personalizados de transacciones de negocio que permiten:
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Gracias a la transformación digital de las empresas, la gestión de archivos, expedientes, contratos, etc., se convierte en un sistema de procesos cuyo objetivo es el resguardo seguro de cada documento. Pero, ¿cómo es que las organizaciones pueden evitar accesos no permitidos, modificación o pérdida de información de dichos archivos, expedientes o contratos? El empleo de una Bóveda Digital es la mejor alternativa ante estas situaciones problemáticas.
“Una bóveda digital lo ayudará a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger los datos de los clientes, lo ayudará con los problemas de cumplimiento dentro de su organización y reducirá los costos asociados con mantener los registros a salvo de miradas indiscretas o piratas informáticos maliciosos por igual”. hypervault.com
Es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo objetivo es permitir a miembros de una organización, crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar.
Una bóveda digital puede contemplar dentro de ella contratos, documentación, ya sea de colaboradores o clientes, archivos de diseño que pueden ser logos, publicidad y banners y videos, entre muchos otros activos digitales.
“Se ha informado que de 2019 a 2024 el mercado de la bóveda digital aumentará alrededor del 12%, un aumento muy significativo. Sin embargo, esto no es sorprendente, ya que la cantidad de información que almacenamos en línea solo ha aumentado con el tiempo. Es común que la documentación personal de muchas personas se almacene en línea. Si esta información almacenada fuera pirateada, estaríamos en una posición peligrosa, agregando estrés y complicaciones innecesarias a nuestras vidas. Las bóvedas digitales ayudan a brindar un nivel adicional de seguridad para mantener segura nuestra información confidencial, razón por la cual ha habido un aumento tan grande en la demanda”. trustandwill.com
La bóveda digital permitirá recuperar archivos, que aunque se eliminen, se guardan en un respaldo contra este tipo de pérdidas. Permite el resguardo seguro de los documentos y la prevención de pérdidas. También ofrece la administración de los documentos, es decir, la creación, consulta y gestión de cualquier archivo. Al mismo tiempo, es capaz de guardar versiones de un mismo archivo, por ejemplo, si un contrato es firmado por partes, se va guardando cada versión del archivo modificado. Esto último es de suma importancia para mantener la trazabilidad en momentos claves de archivos que van cambiando.
Esta bóveda garantiza que la información dentro de los documentos que son resguardados no pueda ser modificada y, los accesos a dicha bóveda son controlados y seguros buscando el bienestar de todos los involucrados. Así mismo, tanto el envío, como la recepción y el almacenamiento de datos se realiza de manera encriptada.
Básicamente cualquier archivo importante para la empresa. Generalmente, se almacenan facturas, escrituras, contratos, propiedad intelectual, procesos y hasta fórmulas secretas. También se puede incluir registros de criptomonedas, registros de impuestos, cuentas bancarias, de inversión, otras cuentas de servicio, como servicios públicos, cable y servicios de transmisión, contratos, información de liquidaciones, cuentas médicas y de atención médica en línea, acreditaciones profesionales y personales, cuentas de celulares, correos electrónicos y un sinfin más de datos, solo por poner algunos ejemplos.
Para hacer un mejor uso de la bóveda digital, es recomendable incluir un inventario de todos los activos, tanto en línea como fuera de línea.
También es importante actualizar este inventario y la bóveda digital cada vez que se agregue o elimine una cuenta en línea o se adquieran o eliminen activos digitales.
Ventajas
Una cartera digital se trata de un sitio el cual es igual de seguro que una bóveda, y en este lugar puedes almacenar todos los documentos que son digitales, que se consideran útiles y que además se requieren para el día a día de las personas o las empresas, por ejemplo, esto puede ser, una tarjeta de débito, de crédito, algún tipo de licencia como la de conducir, tickets para el transporte público o algún código confidencial. Por lo tanto, la e-wallet, como también se le conoce, permite a las personas y empresas compartir, si es necesario y, utilizar los distintos documentos que se almacenan dentro de esta. Aunque, si se llegará a perder el dispositivo en el que se almacena esta información, puede convertirse en un inconveniente, sin embargo, esta billetera digital puede añadirse a un nuevo dispositivo fácilmente. Por lo tanto, las distintas medidas de seguridad que posee, la vuelven muy segura.
Ahora bien, aunque la e-wallet se va posicionando cada vez más y tiene un papel cada vez más importante para la realización de transacciones en el día a día, en el mundo digital, las bóvedas digitales gozan de una mayor flexibilidad. Para las empresas de hoy en día, que siempre están en constante cambio o movimiento, la bóveda digital les permite que toda la información relacionada con datos de identidad y datos confidenciales importantes, estén siempre al alcance de la mano, juntos en el lugar y momento preciso para que puedan ser consultados y utilizados si así se requiere. La bóveda digital cuenta con alta seguridad y ofrece resultados óptimos para alojar y guardar información digital de alta confidencialidad, ya sea para la apertura de una cuenta bancaria o información para solicitar un préstamo, como datos para presentar un certificado de nacimiento válido para hacer trámites en otro país. Este tipo de datos se suelen alojar dentro de la bóveda, porque contienen información confidencial y deben ser protegidos a toda costa.
Gracias a todo esto, se puede determinar que, las bóvedas digitales cuentan con un nivel mayor de seguridad. En este lugar, la información original de un usuario, como documentos verificados y autenticados, son guardados de una forma segura en línea, y se puede tener acceso y compartir, en distintos niveles, por y con personas, empresas o instituciones autorizadas.
Este tipo de documentos suelen ser los que se utilizan para respaldar las identificaciones principales, o documentos oficiales de suprema importancia, como puede ser un certificado de nacimiento digital, o para alojar información de índole profesional como historias clínicas o resúmenes de datos bancarios mensuales, listas de empleados, etcétera. El hecho de extraviar o mezclar este tipo de documentos, o que alguien ajeno tenga acceso a ellos y pueda robarlos, es un gran problema para las empresas y pone en riesgo el bienestar y la confianza digital de todos los involucrados, por tal motivo, además de utilizar la encriptación, como en el caso de las carteras digitales, una bóveda en el mundo digital, siempre va a requerir de un nivel mucho mayor de permisos para lograr acceder, con el uso de varias autenticaciones.
Si todavía no te convences de que estos sistemas son la mejor opción para resguardar tu información, aquí te dejamos algunos puntos que ayudan a entender mejor la importancia que tienen las bóvedas digitales.
Este es un punto que se ha venido tocando dentro de todo este blog, y aquí lo recalcamos. Uno de los principales motivos que vuelven de suma importancia a una bóveda digital es que es altamente segura. Este sistema que guarda documentos digitales, tiene sus propios procesos y procedimientos y es específico para garantizar que la información que se almacena dentro, sea privada y este bien resguardada. Por lo general, se suelen involucrar distintas formas de encriptación y autenticación.
Debido a que las bóvedas digitales se almacenan completamente de forma online, todos los documentos e información que se encuentra dentro de ellas no están bajo ningún peligro de ser destruidos por condiciones climatológicas externas a los usuarios, como los son los desastres naturales como incendios, tornados, huracanes, o por robo de su empresa o casa. También está el riesgo de que los piratas informáticos busquen robar la información de los usuarios para sus propios fines y esto se ha convertido con el paso del tiempo, en un riesgo cada vez más frecuente y más amenazante. Si todos sus documentos más importantes se alojan de forma segura en línea, el usuario, puede estar completamente tranquilo sabiendo que su información más esencial está segura.
Debido a que todos los datos se almacenan en un solo lugar dentro de la bóveda, es increíblemente sencillo el acceder a toda la información cuando sea necesario. Al no contar con una bóveda digital, se puede acudir a la opción de guardar datos de inicio de sesión y documentos confidenciales en distintas ubicaciones, con distintos cifrados para ayudar a mantenerlos privados. El problema que resulta de esto, es que el usuario puede olvidar las rutas donde fue guardada esta información, puede olvidar los cifrados de seguridad. Dentro de una empresa, esto podría resultar en pérdida de tiempo y dinero para los involucrados. Por lo que, resguardar toda esta información en una bóveda digital, resulta altamente conveniente y necesario.
Debido al constante cambio que existe en las normas y regulaciones para las empresas por parte de los distintos gobiernos, una bóveda digital se vuelve altamente efectiva ya que ayuda a usuarios y a organizaciones a cumplir con los requisitos de las regulaciones gubernamentales para proteger toda la información de los clientes y de las personas dentro de la empresa, los datos comerciales e incluso la información personal, como los números de tarjetas de crédito, evitando así, caer en multas o sanciones.
Tanto para pequeñas, medianas y grandes corporaciones, una bóveda digital es una herramienta valiosa que ayuda a proteger sus datos y mantenerlos seguros.
Esta herramienta puede ayudar a los usuarios a evitar filtraciones de datos. En el caso específico de las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben de contar con todas las medidas de seguridad necesarias para evitar que externos tengan acceso no autorizado a la información. Una bóveda digital brinda una capa adicional de protección contra los piratas informáticos que intentan ingresar a su sistema o robar datos confidenciales de los empleados que usan cuentas de redes sociales o direcciones de correo electrónico que usan en el trabajo. Por consiguiente, en la actualidad, existen soluciones que logran facilitar que las pequeñas, medianas y grandes empresas comiencen a utilizar este tipo de sistemas de manera eficiente en el mundo digital.
En general, podemos decir que, los riesgos a los que se enfrentan tus documentos o activos digitales, como pérdida de información, modificación de datos o daños físicos, pueden ser evitados con el empleo de servicios de una bóveda digital. Si tu organización cuenta con una brecha o si ocurrió algún accidente de seguridad, tener un lugar seguro para guardar la información confidencial será esencial para ayudarlo a recuperarse rápidamente y mitigar cualquier daño causado.
Actualmente, existen soluciones en el mercado que ofrecen una solución totalmente personalizada de acuerdo a lo que necesita la empresa. Conoce como Keydok Suite te puede ayudar en estos procesos. Envíanos un mensaje si deseas más información.
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