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El ciclo de facturación es un proceso de vital importancia en cualquier empresa que esté involucrada en la venta de productos o servicios. Cuando se contrata un servicio o producto que debe pagarse de forma constante, el tiempo establecido entre un pago y el que le sigue es lo que se conoce como ciclo de facturación o ciclo de vida de la factura.
Dicho de otra forma, consiste en el tiempo que pasa desde que se inicia una factura hasta que finaliza. También involucra un conjunto de pasos que van desde la emisión de una factura hasta el pago por parte del cliente y la reconciliación de cuentas. Continúa leyendo para conocer a detalle los pasos que se deben de realizar en el ciclo de facturación y los beneficios de tener un aliado digital para este proceso.
Factura y ejemplos de ciclo de facturación
De acuerdo con el sitio web de Sage, una factura se trata de un documento que refleja los datos de una transacción mercantil (venta de bienes o servicios) y contiene información como:
- Los datos relativos al emisor y receptor de la factura (nombre, Normas de Información Financiera, también conocida como NIF, dirección).
- La información sobre la transacción realizada (es el concepto de la factura).
- El importe facturado y el desglose por cada concepto.
- Los impuestos aplicables.
- El número de factura, la fecha y el lugar.
- El modo y plazo de pago.
Algunos ciclos de facturación que ya son bastante conocidos y son un buen ejemplo sobre el tema, pueden ser:
- Cuando se paga una tarjeta de crédito al corte de cada determinado tiempo.
- El pago periódico de las tarifas de energía eléctrica.
- La renta de algún punto físico (departamento, oficina, etcétera).
- El pago de algún plan de telefonía.
Duración y pasos del ciclo de facturación
En general, los ciclos suelen comenzar el día que se cierra el contrato y se vende el servicio o producto, y terminan el día en que el cliente debe realizar su siguiente pago. Existen ocasiones donde los negocios tienen su periodo de facturación en días fijos, lo que quiere decir que sus clientes deben pagar esta facturación al mismo tiempo sin importar el día exacto en que firmaron contrato. También, algunas empresas manejan ciclos de facturación más específicos, donde se puede pagar el día que más se acerque a la fecha en el que se firmó el contrato.
Pasos del ciclo de vida de la facturación
1. Creación de facturas
El primer paso con el que comienza el ciclo de facturación se basa en la creación de una factura. Esta factura se define como un documento con validez legal que detalla la venta de un producto o servicio. Esto incluye la cantidad (un producto o más, por ejemplo), el precio y cualquier impuesto o descuento que sea aplicable. Este documento también debe incluir información sobre el cliente, como su nombre, dirección y número de identificación fiscal.
Algunos negocios hoy en día siguen optando por generar facturas en papel, mientras que existen otras empresas que ya aceleraron su digitalización y utilizan herramientas de software especializadas. En cualquiera de los dos casos, es de suma importancia que las facturas que se generen sean precisas, para evitar errores y malentendidos. Al verlo de esta manera, la utilización de herramientas con tecnología innovadora, es la mejor solución para que todo se ejecute de la mejor forma posible.
2. El envío de facturas
Una vez se haya creado la factura, el siguiente paso que se debe realizar es enviarla al cliente o usuario. Esto anteriormente se hacía enviándola por correo tradicional (se lleva la factura a una oficina de correo y esta se encarga de llevarla a la dirección que se proporcionó). Claramente, este método ha quedado completamente obsoleto desde hace ya bastante tiempo, por lo que ahora se puede enviar esta información vía email, o notificándolo a través de aplicaciones especializadas, esto también dependerá de las preferencias del cliente/usuario y del negocio.
En este punto es importante asegurarse de que las facturas se envíen con los datos y a la dirección correcta, además que se debe de enviar en un plazo razonable. En general, se puede esperar que dichas facturas sean enviadas dentro de los 5 días hábiles siguientes a la realización de la venta.
3. Aprobación de la factura
Una vez que el cliente o usuario recibe su factura, este debe verificar si la información ahí escrita o descrita es correcta. Solo entonces se puede proceder al pago. Por lo cual, la persona (física o moral) destinada para pagar esta factura debe de comprobar que los servicios o productos sean los correctos, así mismo debe de comprobar que la cantidad sea la pactada. Si la información de la factura coincide con los detalles que se establecieron en la compra, la persona a cargo de este paso aprobará la factura y se procederá al siguiente paso.
4. Recepción de pagos
Una vez que el cliente o usuario recibe la factura, este debe de realizar el pago correspondiente en el tiempo acordado. En algunos casos, pueden optar por pagar de inmediato, mientras que en otros pueden necesitar un plazo de 30, 60 o incluso 90 días para hacer el pago. Como se comentó anteriormente, esto dependerá de los acuerdos que se efectúan con cada empresa. Aquí se debe de tomar en cuenta que la recepción de pagos puede ser un proceso complicado porque las empresas deben seguir de cerca los pagos que se tengan pendientes de ejecutar y si se requiere, enviar recordatorios a los clientes/usuarios. Si estos recordatorios no son atendidos en tiempo y forma, las empresas pueden emprender acciones legales para recuperar pagos pendientes.
5. Reconciliación de cuentas
Cuando las empresas ya recibieron y confirmaron los pagos efectuados de acuerdo a las facturas, lo que procede es la reconciliación de cuentas. Esto quiere decir que se deben de comparar los pagos recibidos con las facturas emitidas y asegurarse de que todo este orden y cuadre correctamente. Esto requiere de un arduo trabajo, sobre todo para empresas que tienen un alto volumen de ventas. Por lo mismo, dichas organizaciones recurren a la utilización de servicios especializados para poder optimizar sus procesos digitalmente y reducir el riesgo de errores.
6. Archivar facturas
Si creías que con el paso anterior se finalizaba el ciclo de facturación, la realidad es que todavía falta guardar y proteger estos documentos. Aquí se debe de asegurar que estén protegidos, y que puedan ser accesibles en cualquier momento que se requiera. Además, se debe de contar con una base de datos de toda esta información, lo que facilitará mucho si se realizan auditorías en un futuro, manteniendo todo de forma legal.
“Muchas empresas aún dependen de hojas de cálculo complejas, Herramientas que admiten procesos manuales o sistemas complejos, lo que hace que el ciclo de vida de la facturación sea un proceso difícil y tedioso, cuando no es necesario”. TRG Screen.
Benéficos que se obtienen
El ciclo de facturación dentro de las empresas tiene varios beneficios, sobre todo si es bien ejecutado. Estos beneficios que se obtienen al hacer un buen proceso en el periodo de facturación pueden marcar la diferencia entre el éxito y el rezago. Es por eso que en este apartado te dejamos algunos de estos beneficios.
Se tiene un control financiero
Se tiene un control financieroEl periodo de facturación permite a las organizaciones tener un control más detallado de lo que son sus finanzas. Al hacer el envío de facturas con regularidad, los negocios tienen una mejor visión de su flujo de caja y se pueden asegurar de que están recibiendo el dinero que se les debe.
Se tiene una mejor y más clara relación con los clientes
Se tiene una mejor y más clara relación con los clientes El ciclo de facturación también ayuda a mejorar la relación con los clientes o usuarios. Al enviar las facturas o los recordatorios en tiempos precisos, los clientes/usuarios sentirán que están tratando con una empresa profesional y organizada, lo que deriva al aumento en la confianza del cliente y mejora la percepción que tienen del negocio general. Esto también se ve reflejado en la disminución de malentendidos o problemas de comunicación entre el cliente/usuario y la empresa.
Reduce errores y fraudes
Reduce errores y fraudes Este proceso ayuda en la disminución de errores y fraudes en el proceso de pago. Si las facturas se envían adecuadamente, las empresas pueden identificar rápidamente cualquier problema en el pago o cobro de las mismas y así poder resolverlo antes de que se convierta en un problema mayor.
Aumento de la eficiencia
Aumento de la eficiencia Al automatizar el proceso del ciclo de facturación y seguimiento de pagos, los negocios pueden reducir la cantidad de tiempo y recursos que dedican a este proceso. Esto puede permitirles centrarse en otras áreas importantes del negocio. Claro está, que se deben de apoyar de aliados tecnológicos que les ofrezcan mejorar y optimizar sus procesos con este tipo de operaciones e interacciones seguras dentro del universo digital.
Consigue herramientas que te ayuden a optimizar el proceso del ciclo de facturación
Poder realizar el ciclo de facturación de una forma ágil y optimizada hará que tu empresa reduzca costos a corto y mediano plazo. Además, el tiempo que se le dedica manualmente a este proceso, se le podría dedicar a otras actividades de mayor relevancia, haciendo uso de herramientas con tecnología innovadora como las que ofrece Keydok. Por ejemplo, Keydok cuenta con el servicio de Invoice Lifecycle, el cual maneja el ciclo de facturación desde la preparación hasta la auditoría, y extiende las funciones para poder ejecutar conciliación de información de órdenes de compra, bienes recibidos, servicios prestados y facturación.
Algunas de las soluciones que hace posible Keydok son:
- La carga de información para generación de facturas de múltiples fuentes.
- La creación de documentos de factura previos a certificación, incluido CFDI 4.1 de México y PEPPOL de la UE.
- Portales, QRs, links y aplicaciones de recuperación de facturas.
- Gestión de back-office para control de cuentas por pagar.
- Conciliación de información de órdenes de compra, bienes recibidos, servicios prestados, y facturación.
Si estás buscando formas de mejorar tu proceso de facturación, considera automatizarlo y asegurarte de que estás enviando facturas precisas, de forma eficiente y segura. Contáctanos y conoce más sobre las soluciones que podemos ofrecerle a tu empresa para acelerar su transformación digital y optimizar su ciclo de facturación.