Digital Processes Automation and Workspaces

Al hacer uso de la tecnología digital para poder realizar de forma automática los procesos de las empresas, estamos contribuyendo a la transformación y a la aceleración digital. Esto incluye el que las tareas repetitivas ahora se actúen a través de mecanismos digitalizados, que ocurra una optimización en los flujos de trabajo, la integración de sistemas y la mejora de la eficiencia operativa. Para que todo esto ocurra, las corporaciones deben de implementar Digital Processes Automation (DPA) o lo que se conoce en español como Automatización de Procesos Digitales. De igual forma, es importante implementar los Workspaces (espacios digitales de trabajo), los cuales han ganado una gran importancia en los últimos años con el auge del trabajo remoto. Estos espacios son plataformas en línea que permiten a los equipos colaborar, compartir información y trabajar juntos en proyectos desde cualquier lugar del mundo. La implementación correcta del DPA, requiere que se cuente con estos espacios digitales. Continúa leyendo para conocer más de estos dos términos tan fundamentales para la aceleración digital de tu empresa.

• Lograr la aceleración digital 

Para poder innovar digitalmente y estar a la par de los avances tecnológicos, utilizar el DPA es fundamental. La empresa debe ser efectiva en sus procesos, así que todos los involucrados deben de poder evolucionar o continuar avanzando hacia la digitalización del negocio y así poder brindar servicios basados ​​en la automatización.

• Reducción de errores humanos 

Los colaboradores pueden cometer errores si se están realizando tareas repetitivas, especialmente ocurre cuando las personas se encuentran cansadas o distraídas. Así que con la ayuda de la automatización de los procesos, se elimina este riesgo, ya que esas tareas repetitivas se llevan a cabo digitalmente, de forma consistente y sin errores.

• Reducción de costos y mejora en la eficiencia 

Cabe mencionar que los Workspaces mejoran en gran medida la seguridad de toda la información compartida, esto porque los negocios pueden controlar quién tiene acceso y a qué tipo de datos pueden acceder, reduciendo así el riesgo de filtración de información. Por ejemplo, los empleados que trabajan con tecnología patentada e información confidencial pueden garantizar que la información esté segura y que sea accesible solo para los miembros relevantes del equipo. Otro ejemplo, sería cuando las empresas se ven en la necesidad de utilizar trabajadores independientes para distintas actividades, y muchas veces, estos necesitan acceso a aplicaciones y datos de la empresa. Contar con los espacios de trabajo digitales adecuados, garantiza la seguridad de los datos al permitir solo el acceso a la información y los recursos de la empresa que son necesarios para el trabajo.

Estos Workspaces son de gran apoyo para el trabajo remoto, ya que muchas empresas están cambiando a entornos de trabajo digitales para operar de manera más eficiente y eficaz, al tiempo que garantizan que los empleados sean productivos cuando trabajan desde ubicaciones remotas y justo el workspace ofrece una plataforma donde las organizaciones pueden comunicarse, administrar y completar tareas.

Debido a que el significado de ambos términos puede parecer similar, suele ser confuso para empleados, gerentes de recursos humanos y hasta para los líderes de las organizaciones, por lo que, en ocasiones, se usan estos dos términos de forma indistinta; sin embargo, no son sinónimos, por lo que esta confusión en la utilización de estas palabras puede llegar a entorpecer la correcta implementación y dar un retroceso en la automatización de procesos.

Para comenzar el Workplace o lugar de trabajo es la ubicación física que se ocupa para trabajar, como el edificio, la oficina o el escritorio. Se puede decir que es un soporte para que se pueda realizar un trabajo, sin embargo, no es el lugar donde se realiza el trabajo real, ya que este se llama espacio de trabajo y al existir herramientas tecnológicas este se transforma en un Workspace o espacio de trabajo digital. Así que tenemos que el espacio de trabajo digital tiene que ver, por ejemplo, con la creación de salas de reuniones digitales, por ejemplo.

“La tecnología en los Workplace y Workspace son tan importantes como las políticas de organización y de empleados de la empresa, por estas razones hay que poner mucho cuidado en cómo son los sitios y espacios de trabajo. No hacerlo implica riesgos, tenerlo en cuenta impacta directamente en el rendimiento del trabajador y en la propia cultura y estrategia de la empresa y, por supuesto, en los resultados.

Las compañías, al diseñar sus puntos de trabajo, no tendrán que pensar únicamente en lo bonitas, integradas, ecológicas y motivadoras que sean. Aunque esas características no están de más, por supuesto, las organizaciones deben opinar cómo crear la infraestructura tecnológica necesaria y modificar sus procesos a modelos cloud y móviles que permitan a sus empleados trabajar de la misma forma desde su casa y en la oficina, usando la simplicidad e inmediatez que los dispositivos móviles personales le otorgan”. Forbes.

1- Identifica los candidatos para la automatización

El primer paso es descubrir qué procesos se van a automatizar, ya sea por prioridad o por facilidad a la hora de implementar los cambios. Para esto, el o los encargados de decidirlo, pueden basarse en las experiencias de los empleados y los clientes: ¿Qué procesos creen los miembros del equipo que necesitan mejoras?, ¿cuáles son las quejas más frecuentes de los clientes? Basándose en este tipo de preguntas, se pueden comenzar a clasificar las prioridades para la automatización y la transformación de los espacios físicos a espacios de trabajo digitales.

2- Definir el flujo de trabajo

Una vez que se haya decidido por el o los procesos a mejorar y digitalizar, se avanza con el desglose de actividades que se van a realizar para lograr el objetivo, incluyendo distintos factores como todas las actividades que se tienen que ejecutar, autorizaciones, documentos que se van a requerir, etc.

3- Medir el éxito del DPA y de la utilización de Workspaces.

Se debe recordar que deben existir mejoras en:

• La reducción del tiempo de los empleados dedicado a «x» número de actividades
• Reducción general de costos
• Experiencia del cliente mejorada
• Integración de todas las aplicaciones de forma correcta
• Tiempo de aprendizaje de los empleados
• Facilidad para acceder a alguna información desde un workspace

4- Dar seguimiento a los resultados y ajustar donde sea necesario

Es una realidad que al implementar estas soluciones para digitalizar procesos, existan áreas de oportunidad que se pueden ir mejorando con el tiempo, por lo que es necesario ir llevando un seguimiento e ir ejecutando ajustes. El objetivo a largo plazo del Digital Processes Automation and Workspaces es el poder optimizar por completo las funciones principales de la empresa y automatizarlas tanto como sea posible, así que es un error asumir que desde el primer intento todo funcionará correctamente.

La mezcla del DPA y el espacio de trabajo digital, permite a los trabajadores automatizar tareas y procesos repetitivos, lo que les permite concentrarse en tareas más importantes pero manteniendo la seguridad de la información ahí contenida.

Formateador de documentos digitales

El formateador de documentos, que se incluye en la suite de Keydok, permite cargar en la aplicación, documentos que no tienen una representación adecuada para alguien sin conocimientos técnicos y formatear la información para que sea comprensible para los usuarios de la aplicación.

Este formateador facilita la comunicación con el usuario y la adopción de documentos que no son fáciles de usar por la mayoría de la población. Los documentos que soporta el formateador con el que cuenta Keydok Suite, son los siguientes:

• Documento JSON a PDF, XML usando plantillas.
• Documentos PDF a SVG (limitado).

Buzón de documentos digitales 

El Buzón de documentos digitales de Keydok, ofrece la visualización de todos los documentos comunes y ofrece la posibilidad de interactuar con ellos.

• Se puede firmar mediante firma autógrafa o del tipo «Clic y Firma»
• Muestra la lista de firmantes y su participación en el proceso
• Evidencia de firma de un documento dentro de la plataforma Keydok
• Verificación del siguiente firmante
• Visor de documentos
• Controles de zoom
• Avanza y retrocede entre las páginas del documento
• Señal

Cargador de documentos digitales 

Esta funcionalidad de la plataforma de Keydok, se encarga de subir documentos a los repositorios del cliente y posteriormente asociar un proceso que incluye participantes, notificaciones y firmas.

El cargador de documentos digitales permite asociar información esencial a un documento, crear un proceso para notificar a los involucrados con el documento y solicitar algún tipo de interacción. En caso de que el documento requiera firmas, estas tendrán validez ante la ley y permitirán que sean utilizadas como documentación oficial con el mismo nivel de validez que una firma manuscrita.

Lista de documentos digitales 

Este bloque se encarga de subir documentos a los repositorios del cliente y posteriormente asociar un proceso que incluye participantes, notificaciones y firmas.

El cargador de documentos digitales con el que cuenta la Keydok Suite, permite asociar información esencial a un documento, generar un proceso para notificar a los involucrados con el documento y solicitar algún tipo de interacción. En caso de que el documento requiera firmas, estas tendrán validez ante la ley y permitirán que sean empleadas como documentación oficial con el mismo nivel de validez que una firma manuscrita.

Para saber más, recuerda que tenemos otro blog sobre Automatización de procesos digitales o contáctanos dando clic aquí.