La era de la digitalización empresarial

Cada vez estamos más en contacto con la tecnología en comparación con tiempos anteriores. Todo nuestro entorno social y laboral se ve permeado de ello y lo podemos comprobar en la digitalización que están viviendo las corporaciones de todo el mundo. Este proceso está transformando la forma en que las compañías operan y se relacionan con sus clientes y socios. Podemos decir que esta tendencia ha sido impulsada por la evolución de la tecnología y la creciente necesidad de las empresas de mejorar su eficiencia y productividad.

“Hasta hoy el proceso de digitalización en las empresas se ve como una tendencia para el futuro del trabajo. Sin embargo, ya es una realidad y repercute directamente en las empresas, los profesionales y los clientes finales”. Hays.

Comencemos mencionando que la digitalización se refiere a la acción o al proceso de conversión de información analógica a un formato digital. Ahora bien, este término se asocia con la digitalización de documentos o datos, donde se realiza un proceso de conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos). De acuerdo con el sitio Kyocera, podemos decir que:

Digitalizar no significa reemplazar el documento original (imagen, sonido, etc.). Aunque algunas veces si puede destruirse ese original, siempre y cuando después de haber sido digitalizado, los requisitos legales lo permitan (de no ser así, es necesario conservarlo).

Así, en un contexto comercial, digitalizamos documentos por una razón: utilizamos los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo.

Por otra parte, está la digitalización de un negocio. Esto lo podemos definir como la manera en que este negocio, sin importar su tamaño o sector al que pertenezca, se reestructura en torno a la tecnología y lo digital, además de las infraestructuras de los medios digitales. A esto también se le conoce como digitalización empresarial.

La digitalización de las empresas es un proceso de transformación que se enfoca en adoptar tecnologías digitales para mejorar los procesos y aumentar la eficiencia.

Este proceso de digitalización lleva a las organizaciones a transformarse en profundidad, haciendo uso de herramientas tecnológicas innovadoras, como puede ser la firma digital para contratos y documentación, hacer uso de bóvedas o carteras digitales, gestión de documentos online, transformación de datos API, Inteligencia Artificial, Automatización o la verificación de identidad, y así poder dirigir a la empresa hacia un nuevo entorno digital. Este entorno digital permite a las empresas llevar a cabo sus operaciones de manera más eficiente, reducir costos y mejorar la calidad de sus productos y servicios.

La digitalización se está convirtiendo en una necesidad para muchas empresas, ya que les permite mantenerse competitivas en un mercado cada vez más global y conectado.

La digitalización sirve para poder transformar procesos, productos y servicios en formato digital, todo esto con el fin de mejorar su eficiencia, productividad y accesibilidad. Algunos puntos importantes a tener en cuenta de la digitalización y que benefician a las empresas son:

  Mejora de la eficiencia

La digitalización nos permite automatizar y optimizar procesos, reduciendo el tiempo y los costos asociados con tareas repetitivas y manuales.

Incrementa la accesibilidad

Gracias a este proceso, se permite a los usuarios acceder a productos y servicios en cualquier momento y lugar, a través de dispositivos electrónicos.

La experiencia del usuario y la satisfacción del cliente se mejora

La digitalización permite a los proveedores de servicios y/o productos ofrecer una experiencia más personalizada y conveniente para sus clientes o usuarios. Además, si se está en constante interacción con los clientes a través de canales digitales, para resolver sus dudas, quejas o atender sus sugerencias, se logra aumentar la satisfacción de los mismos.

Fomenta los espacios de trabajo en línea

Los workspaces como también son conocidos, han ganado gran protagonismo en los últimos años. Algunas de sus ventajas son: mayor flexibilidad de horarios y equilibrio entre la vida laboral y personal, adoptar un enfoque basado en objetivos con lo cual se obtendrán mejores resultados, menos estrés y distracciones al no ser necesario el desplazamiento, mayor productividad al encontrarse en un ambiente cómodo y seguro.

Innovación

Cuando las empresas hacen uso de la digitalización, se está innovando para poder crear nuevos productos y servicios. También, permite mejorar sus productos y servicios actuales, procesos internos y les ayuda a mantenerse competitivos.

Mejora en la toma de decisiones

La digitalización en las empresas permite tener una visión amplia de la información, para poder analizarla y tomar decisiones fundamentadas, mejorando los procesos internos.

 Incremento de la colaboración y la productividad

Permite a los equipos de trabajo colaborar y comunicarse de manera más eficiente, mejorando la productividad y la eficacia.

Mediante su utilización, se involucran espacios, expedientes y bóvedas en línea para colaboración, captura, identificación, firmas, sellos y recolección de documentos, formatos, identificaciones e información, resiliente a ransomware, alteraciones, fraudes y otros riesgos importantes. Por ejemplo, con la digitalización del papeleo de Keydok, encuentra soluciones como:

• Expedientes de agentes de seguros y colaboración con solicitantes.
• Registro certificado de aceptación de convenios como privacidad, licencias y términos y condiciones.
• Manejo de solicitudes de créditos.
• Apertura de Cuentas.
• Firmas de contratos.
• Expedientes KYC.
• Gestión de solicitudes mercantiles y bancarias.
• Control de documentos para logística.
• Gestión de documentos con proveedores.

La digitalización empresarial es un proceso que ayuda a las corporaciones a mejorar su eficiencia, productividad y competitividad a través de la adopción de tecnologías digitales y la transformación y automatización de sus procesos.

La digitalización empresarial va cambiando la manera en que las compañías interactúan con sus clientes, usuarios, y hasta con sus socios. Por una parte, los clientes y/o usuarios esperan poder interactuar con las empresas a través de canales digitales, cómo el correo electrónico, las redes sociales y los sitios web. Esto ha llevado a las empresas a adoptar nuevas estrategias para llegar a sus clientes y mantenerse relevantes, haciendo que la mayoría de sus procesos migren al mundo online. Lo mismo suele pasar con los socios. Ya no es necesario realizar juntas presenciales para poder firmar cientos de papeles, ahora se ha migrado todo a espacios de trabajo digitales y se puede firmar electrónicamente todos los documentos, manteniendo su validez legal en todo el mundo.

Otro aspecto importante a tomar en cuenta de la digitalización, es que ayuda a las empresas en la transformación de la cultura empresarial, convirtiendo al cliente en prioridad e invirtiendo en tecnologías que permitan mejorar la experiencia de esos clientes, incluyendo la personalización de los productos y/o servicios, la automatización de los procesos de atención y la implementación de tecnologías de realidad aumentada y virtual.

La digitalización también está cambiado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones internas. Ahora, se pueden analizar grandes cantidades de información. Por su parte, la automatización y la Inteligencia Artificial están permitiendo a las empresas reducir el tiempo y los costos asociados con la realización de tareas repetitivas.

Sin embargo, la empresa siempre debe de tener en cuenta que, se debe de proteger la información de todos los involucrados y mantener sus sistemas seguros, además de asegurarse de cumplir con las regulaciones y leyes vigentes.

En comparación con 2021, en 2022 la madurez digital de las compañías mexicanas subió un 7%, dato que nos indica que las empresas se han vuelto más digitales que antes.

Ahora es el momento perfecto para que tu corporación, empresa, organización comience o avance aún más con este proceso. Por lo que debes tener en cuenta que:

Se debe evaluar la situación de la empresa

Es fundamental hacer una evaluación del contexto y de la situación en la que se encuentra tu organización y comenzar a detectar oportunidades, analizar la competencia e identificar aquello que impacta en tus objetivos, mercado y clientes.

Debe de existir planeación

Tómalo con una estrategia global, no solo como la incorporación de nuevas tecnologías en algunos puntos de tu empresa. Toda la organización y todos los involucrados deben de estar informados de las modificaciones o cambios que ocurrirán en el proceso.

Rediseña tus procesos si es necesario

El enfoque debe ser profundo. Se puede empezar con los aspectos más sencillos, con procedimientos que resulten más fáciles de modificar o aquellos que se han quedado rezagados por años. Pero sin dejar de tener en cuenta los procesos más complejos. Esto es un punto clave para que tu organización pueda adentrarse con éxito en la digitalización.

Capacitación continua

Como corporación es necesario que se nutran las capacidades y aptitudes de todos los colaboradores involucrados en la digitalización de la empresa, de manera que estén actualizados siempre para que sean capaces de tener un mayor desarrollo profesional, optimizar la gestión de tareas y, que gracias a esto, se mejore la productividad.

Busca proveedores de servicios que se adapten a tus necesidades

Para que tu empresa se embarque en la era digital con éxito y eficiencia, es importante tener a tu lado un aliado que cuente con servicios confiables e innovadores, como Keydok. Entre su familia de soluciones. Keydok cuenta con funcionalidades que ayudan en el proceso de digitalización y automatización de empresas de cualquier sector.

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