Introducción

Alcance

Esta Política se aplica a todos los empleados de Keydok, en todos los países o regiones en los que Keydok presta sus servicios.

Su objetivo es establecer las pautas para el tratamiento de la información comercial sobre cuánto tiempo debe conservarse cumpliendo con las regulaciones locales e internacionales, y cómo disponer de ella cuando ya no se necesita.

Para ello, Keydok clasifica su información en cuatro amplias categorías:

  • Información que Keydok está legalmente obligada a conservar durante ciertos períodos de tiempo.
  • Información comercial, de proyectos y operativa.
  • Otro tipo de información generada a lo largo de las operaciones diarias.
  • Información personal y otra no relacionada con el negocio.

El cumplimiento de esta Política es obligatorio. No seguir estas pautas puede resultar en acciones disciplinarias y/o legales.

Retención

Cuando se exigen legalmente plazos de retención para ciertos tipos de información

Los documentos y otros activos de información relevante, ya sea en formato físico o digital, se conservarán de acuerdo con las normas locales e internacionales aplicables.

Una vez alcanzados los plazos de retención aplicables, los elementos de información deben eliminarse.

Proyectos empresariales e información operativa

La información de esta categoría se conservará durante el tiempo que sea necesario para atender los requisitos de cada proyecto o para realizar las funciones y deberes operativos correspondientes.

Dependiendo de las particularidades de cada caso, el plazo de retención será definido por el responsable del proyecto u operativo.

Los plazos de retención para este tipo de activos no serán superiores a 5 años, pero se podrán hacer excepciones si se proporciona suficiente justificación y se emite una autorización por escrito del Director General.

Otro tipo de información generada a lo largo de las operaciones del día a día

Cualquier otra información no incluida en las dos categorías anteriores sería eliminada lo antes posible, en cualquier caso no después de 60 días.

Almacenamiento adecuado de la información

Documentos

Cada área es responsable de la adopción del adecuado manejo y almacenamiento de documentos durante el plazo de retención.

Información Electrónica

Todos los activos de información electrónica deben mantenerse en la infraestructura y/o el equipo de Keydok, para lo cual se aplicarán las Políticas de seguridad relacionadas.

Eliminación de información después de alcanzar el final de los plazos de retención

Documentos físicos

Todos los documentos que contengan información confidencial o reservada deben triturarse físicamente.

Información Electrónica

Para los activos de información electrónica, se aplicará la Política de borrado seguro.

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